Как получить компенсацию работнику за использование имущества по статье 188 тк рф и избежать ошибок

Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором

Вернуться назад на Трудовой кодекс РФ

СТ 188 ТК РФ:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Комментарий к статье 188 ТК РФ:

При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), возмещаются также расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенного в письменной форме.

При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации.

Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.

Постановлением Правительства РФ N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (в ред. от 17.12.2010) установлены предельные нормы включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на компенсацию своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.

При этом учитывается возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.

Пунктом 8 ст.

55 Закона РФ N 3266-1 «Об образовании» установлена ежемесячная денежная компенсация педагогическим работникам (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом), чтобы обеспечить их книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями: 150 руб. — в учреждениях высшего (и соответствующего дополнительного) профессионального образования; 100 руб. — в других образовательных учреждениях.

Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений — по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.

Адаптация персонала

Обучение персонала Персонал организации Отбор персонала Кадровый потенциал

Назад | | Вверх

Источник: https://center-yf.ru/data/Kadroviku/trudovoy-kodeks-rf-188.php

В каком случае компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях не облагается ндфл

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫВ каком случае компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях не облагается ндфл

Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-04-06/22274 рассмотрел вопрос о порядке начисления НДФЛ на сумму компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях. Специалисты ведомства пришли к выводу, что такие выплаты НДФЛ не облагаются. Но только в том размере, который определен соглашением между организацией и сотрудником.

Чиновники рассуждают следующим образом. По общему правилу компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно — статьи 188 ТК РФ.

В ней сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

С учетом изложенного, авторы письма приходят к следующему выводу.

Если имущество используется физлицом в интересах работодателя при выполнении сотрудником обязанностей в соответствии с трудовым договором, то на суммы компенсации (в размере, определенном соглашением сторон) НДФЛ не начисляется. Также авторы письма добавили, что в целях освобождения от уплаты НДФЛ необходимо иметь документы, подтверждающие:

• принадлежность имущества налогоплательщику;
• расчет компенсаций;
• фактическое использование имущества в интересах работодателя;
• расходы, связанные с использованием этого имущества.

Напомним, что аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина от 11.04.13 № 03-04-06/11996 (также см. «Минфин напомнил особенности налогообложения компенсации за использование личного имущества сотрудника»). См. также статью «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)».

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать Поделиться7 994Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать Поделиться7 994

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/news/2015/5/9782

Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы

Скачать ст. 188 ТК РФ

Ст. 188 ТК РФ устанавливает обязанность компенсирования работодателем тех расходов работника, которые связаны с использованием им своего личного имущества в интересах работодателя. Рассмотрим вопросы, возникающие по этой теме.

Какие условия для компенсации устанавливает ст. 188 ТК РФ?

• По какому имуществу компенсации установлены законодательно?
• Каковы особенности компенсации за транспорт?
• Какие документы понадобятся для компенсации?

Какие условия для компенсации устанавливает ст. 188 ТК РФ?

Трудовое законодательство допускает возможность использования работником собственного имущества при выполнении им трудовых функций. Ст. 188 ТК РФ для таких ситуаций предусматривает оплату расходов работника работодателем, если работодателю известно об использовании имущества работника и он не возражает против этого. Условиями выплаты компенсации становятся:

• закрепление обязательства о ее уплате и размера в письменном соглашении;
• определение величины компенсации суммой износа (амортизации) имущества и расходами на его использование.

Такое соглашение может относиться:

• к инструменту;
• оборудованию;
• транспорту;
• материалам.

В расходы на его использование (содержание) в зависимости от вида имущества будут входить затраты:

• по ГСМ;
• техническому обслуживанию;
• текущему ремонту.

Величина возмещения будет определяться интенсивностью использования принадлежащего работнику имущества и может устанавливаться не только как фиксированное значение, но и как сложная сумма, складывающаяся из двух составляющих: постоянной(амортизация) и переменной (расходы по использованию).Для второго варианта в текст соглашения о компенсации включают описание алгоритма расчета.

Соглашение о компенсации может представлять собой как самостоятельный документ, так и составную часть трудового соглашения.

По какому имуществу компенсации установлены законодательно?

Работодатель и работник могут договориться о любых взаимно устраивающих их суммах компенсации. Однако для целей исчисления налога на прибыль величина возмещения за использование транспорта является ограниченной, что установлено постановлениями Правительства РФ:

• от 08.02.2002 № 92— для работников обычных налогоплательщиков, применяющих ОСНО, УСН или ЕСХН;

Источник: https://nalog-nalog.ru/lgoty_garantii_i_kompensacii/st_188_tk_rf_voprosy_i_otvety/

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

• инструмента,
• личного транспорта,
• оборудования,
• других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

Согласно п.3 ст.

217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:

• все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

• Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.
• Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

• стоимость имущества,
• что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
• факт использования имущества сотрудником при выполнении им  трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

1. «Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
2. При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
3. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»
4. Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

• условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
• работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
• организация оформляет маршрутные листы.

* Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/335293/

Вопросы использования работниками личного имущества в интересах работодателя и компенсации расходов (статья 188 Трудового кодекса РФ)

• Вопросы использования работниками личного имущества в интересах работодателя и компенсации расходов (статья 188 Трудового кодекса РФ).
• В процессе трудовой деятельности многим уже приходилось сталкиваться с тем, что работодатель использует автомобили, а также иное имущество работников в своей производственной деятельности.
• При этом на практике возникает множество вопросов о документальном оформлении возникающих правоотношений между работником и работодателем.
• Компенсация за использование для служебных поездок личного автотранспорта работников

В моей практике были случаи, когда вместо выплаты положенной компенсации (согласно статье188 Трудового кодекса РФ) с работником предприятия заключался договор аренды его личного автомобиля с экипажем, предусматривающий выплату 1 200 руб. ежемесячно, при этом такой договор заключался, как правило, на один год, а впоследствии продлялся на новый срок, если сотрудник продолжал работать. Приведу один пример.

Практика. На основании постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» истец обратился в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании компенсации за использование его личного автомобиля в интересах работодателя (за 19 месяцев), а также компенсации морального вреда.

Истец указал, что он работал в должности торгового представителя по работе с ключевыми заказчиками, работа была связана с постоянными разъездами по торговым точкам в пределах города, поэтому в целях выполнения трудовых обязанностей и в интересах работодателя он использовал свой автомобиль.

Для этого с ним был заключен договор аренды транспортного средства, однако компенсацию за использование им транспортного средства работодатель не оплатил.

При окончательном расчете при увольнении истец понял, что указанную компенсацию ему не начислили, что нарушает его права, предусмотренные статьей188 Трудового кодекса РФ.

Ответчиком в судебном заседании было заявлено о пропуске истцом без уважительных причин трехмесячного срока для обращения в суд, предусмотренного статьей 392 Трудового кодекса РФ.

Истец не был согласен с этим, поскольку, по его мнению, данный срок им не пропущен, т.к. его следует исчислять с момента увольнения, когда ему стало окончательно понятно, что ответчик не собирается выплачивать ему компенсацию.

Проработав месяц и получив зарплату без данной компенсации, истец обратился за разъяснениями к руководителю, который пообещал ему выплатить ее в следующую зарплату. Но ни в следующую, ни в другие последующие выплаты компенсацию работодатель ему так и не оплатил.

Он ждал и не обращался за защитой своих трудовых прав, т.к. не хотел портить отношения с работодателем.

Во время ознакомления с расчетными листами он видел, что заработная плата начисляется ему без данной компенсации, однако никуда не обращался по данному факту за защитой своих трудовых прав.

В (…) году он обращался в трудовую инспекцию по факту нарушения ответчиком его иных трудовых прав, но требования о выплате ему компенсации в него не включал.

Источник: https://www.top-personal.ru/lawissue.html?2476

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Налогобложение

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

• используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
• имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
• работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
• сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

• указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
• оформления соглашения об аренде.

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

В тексте документа отражается:

• наименование объекта, модель, идентификационный номер;
• для каких целей предполагается его эксплуатировать;
• документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
• оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
• планируемый срок (период) эксплуатации;
• при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
• величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
• условия и порядок оплаты возмещения.

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст.

Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

1. Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
2. При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
3. По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensacia-za-ispolzovanie-lichnogo-imushchestva/

Как оформить и отразить в учете компенсацию за использование личного имущества сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см.

, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Совет: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества

=

Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей

×

Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации

Сотрудник ООО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243,24 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.

Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:

Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

• право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
• расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
• фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
• необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
• размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274, от 25 октября 2012 г.

№ 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

В отношении страховых взносов – письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на обновление лицензионной программы, если сотрудник купил ее для себя и установил на рабочем компьютере? Документов, отражающих стоимость программы, не сохранилось

Ответ: да, можно.

Поскольку сотрудник использует программу в служебных целях, организация вправе выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества в работе (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации можно установить равным стоимости обновления.

Получив компенсацию, сотрудник оплатит обновление. Выданную сумму организация сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы компенсации за использование компьютеров для выполнения служебного задания сотрудниками, работающими на дому?

Ответ: да, можно.

Однако чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:

• компенсация должна быть экономически обоснованна;
• компенсация должна быть документально подтверждена.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.

Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;

Дебет 73 Кредит 50
– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на выплату сотруднику компенсации за использование его личного имущества (в т. ч. затрат, связанных с эксплуатацией) не уменьшают налогооблагаемую базу. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах компенсацию за использование личного имущества сотрудника и затраты, связанные с его эксплуатацией?

Ответ: нет, нельзя.

Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет платить арендную плату. А при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами плату за аренду можно учесть в полной сумме (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налога не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Компенсация за использование личного имущества (компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае сумму компенсации нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Пример распределения компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

• Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
• В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
• Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 11 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 8 500 000 руб.

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева для учета товаров использует свой компьютер. Компенсация за использование личного имущества установлена в размере 750 руб. в месяц.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
11 000 000 руб. : (11 000 000 руб. + 8 500 000 руб.) = 0,5641.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля компенсационных выплат, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
750 руб. – 423,08 руб. = 326,92 руб.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_imushhestva_sotrudnika/45-1-0-1154

Компенсация за использование личного имущества сотрудников, Комментарий, разъяснение, статья от 01 октября 2016 года

Российский бухгалтер,
N 10, 2016 год
Ольга Гаврилова,
эксперт журнала

В соответствии со
ст.

188
Трудового кодекса Российской Федерации, при использовании
работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах
личного имущества работнику выплачивается компенсация за
использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта,
оборудования и других технических средств и материалов,
принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с
их использованием. Размер возмещения расходов определяется
соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной
форме.

Компенсация за использование личного автомобиля: общие
положения

Компенсация за
использование личного автотранспорта может быть выплачена только
тем сотрудникам, чья работа носит разъездной характер и связана со
служебными поездками. Руководитель организации в свою очередь
должен определить список сотрудников, которые используют личный
автомобиль в служебных целях, и закрепить его письменно.

Стоит
отметить, что характер работы таких сотрудников должен быть
закреплен в локальных документах. Это может быть должностная
инструкция, трудовой договор и т.д.

Кроме этого, выплата
компенсации за использование личного автотранспорта может быть
предусмотрена в отдельном пункте трудового договора.

Если
необходимость компенсации за использование личного автомобиля
возникла после заключения трудового договора, выплату можно
прописать в дополнительном соглашении.

Напомним, что согласно
ст.188
Трудового кодекса РФ организация должна выплачивать не только
компенсацию за использование личного имущества, но и расходы,
связанные с его эксплуатацией.

Размер таких расходов также можно
предусмотреть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к
нему.

Если выплата компенсации
не предусмотрена трудовым договором или дополнительным соглашением,
руководитель может указать список сотрудников, а также размер
компенсации в приказе. Согласно ст.

188
Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяется
соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной
форме. Соответственно, положение ст.188
Трудового кодекса РФ не предусматривает обязанность
руководителя в трудовом договоре предусматривать выплату
компенсации.

Кроме того, содержание трудового договора
устанавливается нормами ст.57
Трудового кодекса РФ. Условие о выплате компенсации за
использование личного автотранспорта не входит в перечень
обязательных условий трудового договора.

Поскольку компенсацию и
ее размер можно предусмотреть в приказе руководителя, то подпись
сотрудника, ознакомившегося с приказом, можно расценивать как
соглашение сторон.

Директор от имени
организации может подписать приказ о выплате себе компенсации за
использование своего личного автомобиля в производственных целях.

Напомним,
что подписать трудовой договор с руководителем организации
может:

—
в акционерном обществе: в соответствии с п.3
ст.69 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ
договор от имени общества подписывается председателем совета
директоров (наблюдательного совета) общества или лицом,
уполномоченным советом директоров (наблюдательным советом)
общества;

—
в обществе с ограниченной ответственностью: в соответствии с
п.1
ст.

40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ
договор между обществом и лицом, осуществляющим функции
единоличного исполнительного органа общества, подписывается от
имени общества лицом, председательствовавшим на общем собрании
участников общества, на котором избрано лицо, осуществляющее
функции единоличного исполнительного органа общества, или
участником общества, уполномоченным решением общего собрания
участников общества, либо, если решение этих вопросов отнесено к
компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества,
председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества
или лицом, уполномоченным решением совета директоров
(наблюдательного совета) общества.

Подписать трудовой
договор или дополнительное соглашение с руководителем организации
может и другой представитель, который наделен такими полномочиями.
Для этого представитель должен иметь оформленную соответствующим
образом доверенность.

Приведем образец приказа
о назначении компенсации за использование автомобиля.

Несмотря на то, что
компенсация за использование личного автомобиля начисляется на
основании вышеуказанных документов (приказа руководителя, трудового
договора или дополнительного соглашения к нему), спорным остается
вопрос, необходимо ли требовать от сотрудника путевые листы.

Так, в
письме Минфина России от 27 июня 2013
года N 03-04-05/24421 сказано, что размер возмещения расходов
должен подтверждаться документами, свидетельствующими о
принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности
используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного
средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций
и документами, подтверждающими фактическое использование имущества
в интересах работодателя (путевые листы), а также документами,
подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов. Согласно
письму Минфина России от 13 апреля
2007 года N 14-05-07/6 для получения компенсации работники
должны представить в бухгалтерию организации копию технического
паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (в
рассматриваемом случае и копию доверенности), и вести учет
служебных поездок в путевых листах.

Однако судебная практика
(постановление ФАС Центрального
округа от 25 мая 2009 года по делу N А62-5333/2008) утверждает
обратное. Суды пришли к выводу, что путевые листы не предназначены
для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если
эти поездки осуществляются в служебных целях.

Бухгалтерский и налоговый учет компенсации

Компенсация за
использование автомобиля начисляется ежемесячно в фиксированной
сумме, не зависимо от количества рабочих дней в месяце. При этом,
если сотрудник болел или находился в отпуске, компенсацию за
использование автомобиля начислять за этот период не следует.

Если
сотрудник отработал месяц не полностью, то компенсация начисляется
пропорционально отработанному времени.

В
бухгалтерском учете начисление компенсации за использование личного
автомобиля, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,
необходимо отражать на счете 73
«Расчеты с персоналом по прочим операциям».

— начислена
компенсация за использование личного автомобиля.

ПРИМЕР

Приказом генерального директора ООО «Весна» главному инженеру Ф.С.Козлову назначена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 8000,00 руб. в месяц. Компенсация выплачивается с 1 ноября 2016 года. В период с 14 по 22 ноября Козлов Ф.С. находился на больничном. Произведем начисления компенсации за использование автомобиля за ноябрь. В ноябре 21 рабочий день. Период нахождения сотрудника на больничном исключается. Таким образом, выплата компенсации будет производиться за 14 календарных дней: 8000 руб. / 21 дн. х 14 дн. = 5333,33 руб. На счетах бухгалтерского учета будет сделана запись: Дебет 26 Кредит 73 — 5333,33 руб. — начислена компенсация Козлову Ф.С. за использование личного автомобиля за ноябрь 2016 года.

В
соответствии с пп.11
п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ расходы на компенсацию за
использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и
мотоциклов в пределах норм уменьшат налоговую базу по налогу на
прибыль в составе прочих расходов.

Нормы расходов
организаций на выплату компенсации за использование для служебных
поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах
которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль
организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с
производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля
2002 года N 92 (далее — постановление N 92).

Таким образом, постановлением N 92 установлены следующие
нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование
для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в
пределах которых при определении налоговой базы по налогу на
прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам,
связанным с производством и реализацией:

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420386843