Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Трудовая книжка считается значимым документом для каждого официально работающего человека. В ней фиксируются все места работы, даты увольнения, а также разные награды и другие важные сведения. Поэтому данный документ должен правильно оформляться работодателем.

Заполнение трудовых книжек должно осуществляться на основании соответствующих приказов.

Если будут нарушены основные требования данного процесса, то это в будущем может стать причиной возникновения разных проблем с оформлением трудовой пенсии или использованием документа для других целей.

Предназначение документа

Трудовые книжки являются обязательными документами для каждого человека, предпочитающего работать на официальной основе. Заполнение трудовых книжек требуется по разным причинам:

  • фиксируются разные изменения в карьере специалиста, например, прием на работу, увольнение с места трудоустройства, перевод на другую должность, разные награждения или получение дополнительного образования, повышение квалификации или другие значимые события;
  • за счет данного документа обеспечивается подтверждение трудового стажа;
  • человек при устройстве на другую работу обязательно представляет данный документ потенциальному работодателю, который может оценить, каков опыт и квалификация гражданина.

Многие молодые люди халатно относятся к этому документу, но буквально через несколько лет они начинают осознавать его ценность. Не рекомендуется заводить при каждом трудоустройстве новую книжку или пользоваться несколькими документами.

Если устраивается на работу гражданин впервые, то работодатель заполняет первую страницу данного документа. Информация, вносимая в книжку, должна проверяться самим гражданином, так как не допускается наличие в ней ошибок.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Законодательное регулирование

Каждый работодатель, вносящий какие-либо сведения в личную документацию работника, должен учитывать разные положения законодательства. Правила заполнения трудовой книжки перечисляются в нескольких нормативных актах:

  • ТК содержит несколько пунктов, имеющих отношение к этому документу, причем здесь прописывается понятие трудовой книжки, правила ее оформления, ведения и хранения на любом предприятии.
  • КоАП включает ответственность руководителей компаний, которая применяется при неправильном ведении или заполнении личной документации работников.
  • ПП № 255 включает образец трудовой книжки, правила ее заполнения и содержание вкладыша, а также прописываются нормы, на основании которых требуется хранить в компании документ.
  • ПП № 69 представляет собой инструкцию для работодателей, которая позволяет грамотно заполнить документ, исправить допущенные ошибки, сделать правильно заверенную копию или выполнить другие действия.

Поэтому каждый работодатель при заполнении документа должен учитывать требования законодательства. Если он не обладает нужными навыками и знаниями, то им может издаваться приказ, на основании которого ответственность по ведению личной документации работников перекладывается на наемного специалиста.

Какие учитываются правила?

При внесении любых сведений в этот документ должны учитываться многочисленные требования законодательства. Наиболее часто требуется заполнение трудовой книжки при приеме на работу или при увольнении. Также нередко необходимо внести сведения о наградах или переводе на новую должность.

Перед внесением сведений рекомендуется первоначально хорошо изучить образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу. При заполнении документа учитываются правила:

  • вся информация вносится исключительно на русском языке;
  • выполняется процесс стандартной ручкой, обладающей черным, синим или фиолетовым цветом;
  • не допускается наличие различных сокращений;
  • вписываются только арабские цифры;
  • все записи должны быть пронумерованы, для чего используется сквозной тип, но при этом некоторые сведения являются исключением, например, информация о работодателе не требует нумерации.

При заполнении вкладыша применяются аналогичные правила. Образец заполнения трудовой книжки можно просмотреть далее.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Какие данные вносятся о работнике?

При первоначальном оформлении данного документа вносится многочисленная информация о самом владельце. Заполнение трудовых книжек требует наличия данных:

  • ФИО гражданина, причем данные должны совпадать со сведениями из паспорта;
  • дата рождения;
  • информация об имеющемся образовании, причем переписывается она из аттестата или диплома;
  • указывается специальность гражданина в именительном падеже.

При первоначальном внесении сведений владелец должен убедиться, что все данные являются верными. Он ставит подпись на документе. Должна быть указана дата заполнения документации. Если изменяются личные данные гражданина, например он меняет фамилию, то надо зачеркнуть тонкой линией старый текст, после чего вносятся новые данные сверху.

Какие вносятся сведения о работодателе?

Обязательно должна указываться информация о нанимателе. Только при наличии нужных сведений будет обладать юридической силой трудовая книжка. Образец заполнения приема на работу прост. Сведения о работодателе вносятся в форме заголовка, причем располагаться они должны перед записями о работе гражданина. Этим данным не нужно присваивать порядковый номер.

Вписывать надо как полное, так и сокращенное название предприятия.

Если компания меняет название или же выполняется процедура реорганизации, то соответствующие сведения должны вноситься в трудовые книжки работников. При этом важно ссылаться на официальные бумаги, на основании которых реализуются изменения.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Как создается запись?

Сделать запись на самом деле достаточно просто. Необходимость в этом может возникать по разным основаниям:

  • прием гражданина на работу;
  • заполнение трудовой книжки при увольнении требует ссылку на статью или же указание, что человек самостоятельно захотел сменить место трудоустройства;
  • внесение сведений о военной службе;
  • указывается, что гражданин получил на работе какое-либо вознаграждение;
  • прописываются серьезные дисциплинарные взыскания;
  • должны указываться сведения обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудника предприятия;
  • указываются данные о восстановлении человека в должности;
  • прописываются все периоды, которые не включаются в непрерывный стаж.

Сама запись представлена данными, вносимыми после строки с информацией о работодателе. Довольно легко разобраться в этом процессе, если изучить образец заполнения приема на работу.

При внесении сведений учитываются требования:

  • графа 1 представлена номером записи, причем обязательно используется сквозной порядок;
  • вторая графа предназначена для указания даты, когда вносится запись, для чего требуется пользоваться арабскими цифрами;
  • третья графа представлена информацией о том, что гражданин принят на работу, переведен на другую должность или уволен, причем все сведения должны вписываться без сокращений;
  • графа 4 предназначается для внесения сведений о дате составления текста, а также о номере приказа или распоряжения руководителя, на которое ссылается запись.

Таким образом, если разобраться в том, каково предназначение каждой графы, то не возникнет сложностей с заполнением документации.

Как вносится запись о приеме на работу?

В момент оформления человека в компанию требуется вносить информацию в его трудовую книжку о факте трудоустройства. Образец заполнения трудовой книжки указывает на то, что должна быть ссылка на приказ, на основании которого принимается гражданин в фирму.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Данная запись должна содержать сведения:

  • наименование структурного подразделения компании, куда устраивается специалист;
  • должность, которую он будет занимать;
  • реквизиты приказа, необходимого для трудоустройства.

В качестве основания может выступать не только приказ, но и другой официальный документ. Не требуется вписывать сведения о прохождении испытательного срока или о том, каков характер работы. Если планируется, что новый работник будет работать вахтовым методом, то непременно данный факт прописывается в его трудовой книжке.

Перед внесением записи необходимо убедиться, что имеется запись об увольнении человека с предыдущего места работы. Если работа будет выполняться по совместительству, то этот факт может указываться по желанию работника. При таких условиях рядом со словом «принят» следует прописать, что человек будет работать совместителем.

Если планируется дистанционная работа, то запись является стандартной, поэтому не требуется указывать характер работы специалиста.

Как прописываются изменения в работе?

Непременно фиксируется в документе, если человек переводится на новую должность или в другое структурное подразделение компании. Если меняется должность специалиста в штатном расписании, то изменения придется внести и в трудовую книжку.

Также корректировки требуются, если изменяется квалификация или разряд работника.

Не требуется фиксировать совмещение нескольких должностей или увеличение объема работы.

Как вносится запись о вознаграждениях?

Если сотрудник поощряется на работе с помощью вознаграждения, то это указывается в трудовой книжке. Сюда относится не только получение наград, но и присвоение уникального звания, получение грамоты или нагрудного знака, а также другие награды, которые обычно перечисляются в уставной документации компании.

Пример заполнения трудовой книжки при получении награды приводится ниже.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Как создается запись при увольнении гражданина?

Информация об увольнении человека зависит от причины прекращения трудовой деятельности. Поэтому в разных ситуациях будут значительно отличаться правила заполнения трудовой книжки. По собственному желанию граждане увольняются наиболее часто, что и указывается в документе.

Дополнительно может приводиться информация о том, что уволен гражданин на общих основаниях, по инициативе работодателя, по статье ТК или по иным причинам.

Сведения вносятся только после того, как будет издан соответствующий приказ об увольнении, так как в трудовой книжке должна быть ссылка на этот документ. Дополнительно должны указываться данные из личной карточки работника.

Если увольняется человек с руководящей должности, то дополнительно придется указать ссылку на документ, на основании которого прекращается работа специалиста в качестве руководителя. Выдается трудовая книжка в последний день работы гражданина в компании.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Как фиксируется восстановление в должности?

Нередкими являются ситуации, когда работодатели сами нарушают требования ТК. Они могут уволить человека без веских оснований. При таких условиях специалист может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой или в суд с иском. На основании решения суда гражданин может быть восстановлен по месту работы. Данная информация должна указываться в трудовой книжке.

Так как в документе уже имеются сведения об увольнении, то первоначально следует вновь прописать данные о компании, а после этого производится аннулирование записи об увольнении.

Читайте также:  Образец плохой характеристики с места работы и его последствия для работника

Работодатели могут обжаловать решение суда, поэтому вновь увольняют гражданина. При таких условиях стандартно вносятся данные об увольнении специалиста.

Как исправляются ошибки?

Если при заполнении трудовых книжек допускаются ошибки, то важно знать, как их исправить. Для этого учитываются требования:

  • не допускается пользоваться корректорами;
  • неверные данные зачеркиваются тонкой чертой, после чего рядом вносится достоверная информация;
  • если отсутствуют подписи и печати, то такой документ считается недействительным, поэтому придется гражданину обращаться к прошлым работодателям для получения нужных реквизитов;
  • зачеркивать информацию можно только на титульном листе, а в других частях документа придется делать отменяющую запись, заверяемую ответственными лицами.

Если требуется сделать копию, то она должна быть правильно заверена печатью и подписью руководителя или ответственного лица. Образец такого документа размещен ниже.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Заключение

Каждый работодатель должен разбираться в правилах внесения записей в трудовые книжки работников.

Если руководителем предприятия нарушаются разные требования, то это приводит к тому, что он привлекается к административной ответственности. Если вносятся ошибочные данные, то важно грамотно их исправить.

Приходится вносить информацию не только о принятии на работу или об увольнении человека, но и о вручении ему разных наград или переводе на другую должность.

От правильности ведения документации зависит легкость использования книжки для разных целей.

Источник: https://www.syl.ru/article/379572/zapolnenie-trudovyih-knijek-osnovnyie-pravila-vajnyie-osobennosti-obraztsyi

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Трудовая книжка – это своеобразное лицо работника.

В ней отражена такая важная информация как общий трудовой стаж конкретно взятого гражданина, который он набирал в течение нескольких лет. Правильность оформления трудовых книжек должна стоять у кадровиков на первом, определяющем месте и все вот почему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Общая информация

  • Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.
  • Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.
  • Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примерыИменно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.
  • К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.
  • Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Образование

  1. Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

  2. Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

  3. Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

  • Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.
  • В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.
  • Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zapolnenie/titulnyj-list.html

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Читайте также:  На какие виды отпусков имеет право сотрудник по трудовому законодательству?

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

  • личные данные (Ф.И.О.);
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло изменение фамилии, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примерыВ трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.
  • Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.
  • Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.
  • При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примерыПри внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

  1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
  2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.

Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie

Как заполнить трудовую книжку в 2017 году: порядок и образец/пример заполнения

Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:

  • Трудовым кодексом РФ;
  • Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
  • Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.

Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.

Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.

Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.

Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.

Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.

Кто ведет трудовые книжки

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.

Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления — неделя после приема на работу.

Без трудовой книжки гражданин может быть:

  • если он принимается на работу впервые (первое место работы);
  • если документ отсутствует по причине порчи или потери.

Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.

Порядок заполнения трудовой книжки

  • Титульный лист
  • На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):
  1. фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
  2. дата рождения (как в паспортных данных);
  3. образование.

    Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование.

    В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:

    • среднее общее;
    • начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
    • среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
    • высшее профессиональное (университет, институт, академия);
    • послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;

4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Далее следует указать дату внесения сведений. Все сведения удостоверяются подписями сотрудника и работник организации, отвечающий за оформление трудовых книжек.

Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Раздел «Сведения о работе»

Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.

Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:

  • в графе 1 — порядковый номер записи — 1;
  • в графе 2 — дату внесения записи арабскими цифрами;
  • в графе 3 — период и место службы;
  • в графе 4 — наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.

Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.

Далее производиться запись о примере на работу.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.

Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.

Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.

В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.

Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание — письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе».

Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»

Записи о переименовании организации

Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

  1. Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры
  2. Записи о реорганизации
  3. Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:
  • в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
  • в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.
  • При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.
  • Запись о переводе сотрудника на новую должность
  • В разделе «Сведения о работе» нужно:
  • в графе 1 — ставят порядковый номер записи;
  • графе 2 — дату приказа о переводе на новую должность;
  • графе 3 —вносится запись о переводе;
  • графе 4 — указывается реквизиты приказа о переводе.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Раздел «Сведения о награждении»

Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.

Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.

Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.

Вкладыш в трудовую книжку

Оформляется в том случае, если все графы разделов заполнены. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя. То есть нельзя прописывать данные о приеме или увольнении сотрудника в разделе «Сведения о награждении».

Вкладыши ведутся в том же порядке, что и трудовые книжки. Однако сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны.

При выдаче вкладыша указывается информация о том, что это вкладыш.

Учет наемных сотрудников

Учет наемных сотрудников — это не только книжки. Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.

Все эти документы в автоматическом режиме формируются в онлайн-сервисе «Мое дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.

Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.

И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-zapolnit-trudovuyu-knizhku.html

Порядок и правила заполнения трудовой книжки работника

Современного человека сложно представить без стабильной работы. Официальная должность, своевременная зарплата, пенсионные и страховые выплаты — все это возможно лишь при оформлении в соответствии с законом. Как правильно заполнить трудовую книжку — основной документ учета работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации? Стоит разобраться с этим вопросом подробно.

Значимость трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примерыТрудно переоценить ценность акта, в котором хранится весь служебный путь гражданина. В данной книжке фиксируется не только оформление человека на работу, но и каждое его передвижение по карьерной лестнице, особенности труда, место занятости и должность. С помощью нее вычисляется стаж, а значит, ее правильное ведение напрямую влияет на будущую пенсию гражданина и наличие дополнительных выплат, либо льгот.

К тому же, как и с любым документом государственного образца, с ее помощью можно оспорить неправильное начисление стажа, доказать фактическую принадлежность к тому или иному месту работы.

Важно! Поэтому к ведению книги персонального учета работника следует относиться максимально ответственно.

Нормативная база

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примерыИспользование любого документа не имело бы смысла без его нормативной закрепленности. Позиции трудовой книжки закрепляют сразу несколько правовых актов. Это:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Он устанавливает основы всех отношений в сфере профессиональной деятельности, в нем заложено главенство акта персонального учета работников;
  2. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 и Минтруда № 69. В первом акте рассматриваются нормы ведения и учета бумаг, а также их хранения. Во втором — инструкции и основные правила по заполнению и руководства для кадровиков;
  3. Другие подзаконные акты, например, письма Роструда. Могут определять более частные моменты, такие, как возможность временной передачи бланков работнику на руки.

Отдельные вопросы регулируют Уголовный кодекс, а также Кодекс об административных правонарушениях. В их юрисдикции находятся прецеденты подделки документов, подлога, мошенничества с ними, а также нарушение общего законодательства в сфере труда и сходных отношений.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Источник: https://potrebitel.guru/rabota/zapolnenie-trudovoj-knizhki.html

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, который содержит записи о трудовой деятельности ее владельца. Она входит в состав первичных бумаг, необходимых при устройстве на работу любого гражданина нашей страны. К тому же наличие данного документа играет большую роль для оценки пенсионных прав сотрудника. Именно поэтому он требует особенно точного и аккуратного оформления.

Ошибки работодателя или кадровика, допущенные при заполнении трудовой книжки, могут очень дорого обойтись ее владельцу в дальнейшем. Зачастую может возникнуть ситуация, когда запись о переводе на другую должность попросту забыли внести.

Это является довольно грубым нарушением законодательства, поэтому такую ошибку необходимо незамедлительно исправить сразу после ее обнаружения.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно внести пропущенную запись в документ работника, а также расскажем, что грозит работодателю за несвоевременное заполнение книжки.

Как внести сведения?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Данный документ ведется исключительно на русском языке;
  • Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
  • В документе не должно быть пропущенных строк;
  • Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
  • Все даты вписываются арабскими цифрами.

Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время.

Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:

  • Поставить номер порядковой записи;
  • Указать дату внесения изменений;
  • Вписать название компании, которая допустила ошибку;
  • Внести пропущенную информацию;
  • Ознакомить с данной записью сотрудника.

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

  • Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
  • Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
  • Подать заявление на подпись директору компании;
  • Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
  • Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
  • Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

  • Внутренние документы предприятия;
  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой Кодекс РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании.

Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива.

Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

Ответственность за ошибки в заполнении

От того, насколько правильно заполнена трудовая книжка, зависит судьба не только ее владельца, но и его работодателя. Дело в том, что он несет ответственность за пропущенные в книжке сведения, в том числе и материальную.

В этом случае руководитель компании должен возместить работнику заработок, который тот не получил из-за допущенной ошибки.

Более того, неправильная или вовсе невнесенная запись может служить основанием для привлечения должностных лиц компании к административной ответственности.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-vnesti-propushhennuyu-zapis-v-trudovuyu-knizhku.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector