Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Резерв по отпускам — это аккумулированные средства, которые предназначены на оплату будущих отпусков работников. Резерв должны создавать многие организации. В статье рассмотрим, кто обязан формировать такое обязательство, опишем, как рассчитать резерв отпусков, каковы особенности формирования и учета в бухгалтерском и налоговом учете.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Резерв отпусков является оценочным обязательством и обязанность его создания предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.

Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, у кого есть право вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлен Законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

  • субъектов малого предпринимательства;
  • некоммерческих организаций;
  • участников проекта «Сколково».

Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.

При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.

Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков, проводки:

Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков 20, 25, 26, 44 96
Начислены отпускные 96 70
Выплачены начисленные суммы 70 51, 50

Методики создания резерва в бухучете

Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым с точки зрения учета, но некорректен с точки зрения признания расходов. Ведь на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут быть уволены, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.

Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря, а также ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.

Как вариант, можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

  • ежемесячно (разделив на 12);
  • ежеквартально (разделив на 4).

Начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете

В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о его формировании. В этом случае также в расходах учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

  • сам факт принятия решения;
  • способ резервирования;
  • предельное отчисление на текущий налоговый период;
  • процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

  1. Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
  2. Определяется прогнозное значение сумм отпускных исходя из среднего заработка.
  3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
  4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
  5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.

Данная позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.

Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета оценочного обязательства по отпускным (расчет по учреждению)

ООО «Компания» создает оценочное обязательство на оплату отпускных. По состоянию на 31.12.2018:

  • остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
  • численность работников — 50 человек;
  • средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
  • количество неотгулянных отпускных дней — 450.

Расчет процента ежемесячного отчисления представим в таблице.

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм в размере:

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

учитываем 31.12.2018 в составе внереализационных доходов.

Другие способы расчетов

Еще одним способом расчета резерва по отпускам является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

При этом нужно зарезервировать также средства, необходимые для оплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются.

Все данные берутся на день расчетов.

Расчет ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков в 2019 году

Источник: https://ppt.ru/news/141821

Как закрыть отпускной резерв и что делать с его остатками (памятка для бухгалтера)

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Чем поможет эта статья: Мы расскажем, как пересчитать сумму отпускного оценочного обязательства в бухучете на 31 декабря.

От чего убережет: Вы не допустите ошибок, начисляя работнику отпускные в бухгалтерском учете.

Если ваша компания на упрощенке

Упрощенщики, как правило, относятся к малым предприятиям. Поэтому отпускной резерв они могут не создавать.

Оценочное обязательство, или по-старому резерв на выплату отпускных, в бухучете должны формировать все компании, кроме малых. Во всяком случае таково требование ПБУ 8/2010.

Если вы оценочное обязательство формировали, то сейчас самое время подвести итоги. Ведь уточнять сумму резерва нужно как минимум на каждую отчетную дату. Однако на 31 декабря пересчитать сумму резерва особенно важно.

Ведь полученные результаты вы отразите в бухгалтерской отчетности за 2012 год.

Как формировать резерв по оплате отпусков в бухучете

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Величина обязательства на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец года должна покрывать ту сумму задолженности, которая бы возникла, если б пришлось в одночасье выплачивать всем работникам отпускные. Эта задолженность представляет собой сумму заработанных сотрудниками отпускных, а также взносов, которые с них нужно уплатить.

Конкретный порядок расчета вы закрепили в вашей учетной политике для целей бухучета на 2012 год (п. 7 ПБУ 1/2008). Вот его и используйте. Отметим, что вести расчет рациональнее не по каждому сотруднику, а по группе работников или даже по всей компании. Тут не важно, что итоговая сумма будет при- близительной.

Важная деталь

Создавать резерв нужно в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам.

И не забудьте, что обязательство надо формировать в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам. А в некоторых случаях даже под учебные. Скажем, сотрудник принес справку-вызов в декабре 2012 года о том, что в январе 2013 года у него будет проходить сессия в вузе.

По закону в некоторых ситуациях ваша компания обязана предоставить учебный отпуск и оплатить его. Выходит, по состоянию на 31 декабря 2012 года вам было известно о существовании обязательства по оплате в будущем предстоящего учебного отпуска работника.

А при таком раскладе вы обязаны сформировать оценочное обязательство.

Кроме того, есть еще одно важное правило. Зарезервировать средства вы можете только под те отпускные, право на которые ваш сотрудник заработал. Отпускные, выданные авансом, отражайте по дебету счетов учета затрат, то есть в обычном порядке.

Пример 1. Учет отпускных, если часть отпуска предоставлена авансом

Сотрудница канцелярии ЗАО «Мир» П. С. Антонова идет в отпуск с 21 января 2013 года на 28 календарных дней. Отпуск предоставлен ей по истечении шести месяцев работы в компании. То есть заработала она только на половину отдыха.

  • Предположим, что общая сумма отпускных, которая полагается сотруднице, составила 40 000 руб.
  • Компания создает в бухучете оценочное обязательство под предстоящие выплаты по отпускам.
  • Бухгалтер сделал такие записи:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство по оплате отпусков» КРЕДИТ 70 — 20 000 руб. (40 000 руб. : 2) — начислены отпускные Антоновой за счет сформированного резерва (за те дни отпуска, право на которые она заработала);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70 — 20 000 руб. — начислены отпускные Антоновой за те дни, права на которые сотрудница не заработала.

Что делать, если сумма обязательства еще до конца года окажется меньше расходов на оплату отпусков

Как мы уже говорили, посчитать сумму отпускных обязательств можно лишь приблизительно. Поэтому на практике вероятна ситуация, что на оплату отпусков уже к концу года вы потратите больше, чем запланировали. В таком случае достаточно включить разницу в состав текущих расходов. То есть сделать проводку на сумму разницы:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70 — начислены отпускные, если фактические расходы на оплату отпусков превысили величину резерва.

Пример 2. Сумма обязательства оказалась меньше фактических расходов на оплату отпусков

Сотрудница ЗАО «Мир» М. А. Седова идет в отпуск с 27 декабря 2012 года на 14 календарных дней. Отпуск предоставлен ей вне графика по согласованию с руководством.

Предположим, что сумма отпускных составила 56 000 руб. Компания создает в бухучете оценочное обязательство под предстоящие выплаты по отпускам.

Однако на момент начисления отпускных сумма резерва уже была полностью исчерпана. Поэтому бухгалтер компании сделал такую запись:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 — 56 000 руб. — начислены отпускные Седовой.

Получается, что на конец года в отпускном резерве у вас не осталось ни копейки. Значит, проводкой от 31 декабря отразите создание нового оценочного обязательства исходя из того, сколько дней законного отдыха полагается вашим работникам на конец 2012 года.

Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных

Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.

Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.

Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.

  1. Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:
  2. ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» — доначислен резерв на оплату отпусков на сумму разницы между величиной «отпускных» обязательств компании на конец года и суммой резерва, не использованного в 2012 году.
  3. Дмитрий Беляков — эксперт журнала «Главбух»
Читайте также:  Первичный инструктаж: понятие и особенности его проведения на рабочем месте

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-zakryt-otpusknoy-rezerv-i-chto-delat-s-ego-ostatkami-pamyatka-dlya-buhgaltera

Если сумма начисленных отпускных превышает резерв на оплату

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает Как отразить в бухгалтерском учете организации сумму превышения начисленных отпускных над величиной признанного оценочного обязательства по оплате отпускных? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Дмитрий Игнатьев. Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

На сегодняшний день существуют два подхода к отражению в бухгалтерском учете сумм превышения начисленных отпускных над величиной признанного оценочного обязательства по оплате отпускных.

Первый подход основывается на п. 21 ПБУ 8/2010, согласно которому в случае недостаточности суммы признанного оценочного обязательства затраты организации по погашению обязательства отражаются в бухгалтерском учете организации в общем порядке.

  • Поэтому, если размера признанного оценочного обязательства будет недостаточно, то сумма превышения размера начисленных отпускных над величиной соответствующего оценочного обязательства подлежит учету в составе расходов по обычным видам деятельности:
  • Дебет 20 (25, 26, 44 и другие) Кредит 70
  • — отражено начисление отпускных в сумме превышения величины оценочного обязательства;
  • Дебет 20 (25, 26, 44 и другие) Кредит 69
  • — отражено начисление страховых взносов по соответствующим видам обязательного страхования в сумме превышения величины оценочного обязательства.

Такое мнение выражено, например, в материале «Учёт переходящих отпусков» (Е. Петров, «Практический бухгалтерский учет», N 12, декабрь 2011 г.).

В то же время некоторые авторы придерживаются иной методологии учета сумм превышения фактически начисленных отпускных над величиной оценочного обязательства (смотрите, например, материал: «Резерв расходов в 3 шага» (Т. Сударева, «Расчет», N 3, март 2011 г.)).

  1. Согласно данному подходу в случае превышения сумм отпускных над величиной соответствующего оценочного обязательства в бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:
  2. Дебет 97 Кредит 70
  3. — отражено начисление отпускных в сумме превышения величины оценочного обязательства;
  4. Дебет 97 Кредит 69
  5. — отражено начисление страховых взносов по соответствующим видам обязательного страхования в сумме превышения величины оценочного обязательства.
  6. В периоде увеличения суммы оценочного обязательства по отпускным выплатам будут сделаны проводки:
  7. Дебет 20 (25, 26, 44 и другие) Кредит 96
  8. — начислено оценочное обязательство;
  9. Дебет 96 Кредит 97
  10. — списано за счет оценочного обязательства начисление отпускных в сумме превышения величины оценочного обязательства.
  11. Выбранный вариант учета организации необходимо утвердить в учетной политике.

По нашему мнению, на сегодняшний день подход к отражению в бухгалтерском учете сумм превышения начисленных отпускных над величиной признанного оценочного обязательства по оплате отпускных, основанный на п. 21 ПБУ 8/2010, является более обоснованным.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Источник: https://buh.ru/articles/faq/1010/

Резерв отпусков: формирование и учет в 2019 году

Предоставление денежных компенсаций за дни отдыха, отпускных и взносов в фонды происходит за счет резерва отпусков. Формирование и учет в 2019 году этой «копилки» – одна из главных забот бухгалтера. Как часто его создавать, кто обязан выполнять эту процедуру – ответы эти и подобные вопросы рассмотрены в настоящей консультации.

Особенности, о которых нужно знать

Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом. Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».

Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).

Когда Издержки
Последний день каждого месяца Затруднительный способ, но наиболее точный
Последний день каждого квартала Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным
Последний день текущего года Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность

Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.

Как формируется резерв отпусков

Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:

  • «основное производство» – лица, выполняющие основные работы на предприятии (начисление происходит по Дт 20).
  • «расходы на продажу» – служащие, деятельность которых связана со сбытом товаров (зарплату им начисляют по Дт 44).

После выполнения этого действия можно перейти к решению вопроса о том, [как рассчитать резерв отпусков]. Есть несколько вариантов определения искомой величины.

Средний дневной доход

Первый – на основании среднего дневного заработка сотрудника. В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:

    1. рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону;
    2. определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила;
    3. найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:

  Как физлицу узнать налоговую задолженность по ИНН

ОТПУСКНЫЕ = Д отп. х ЗП ср.д. х (1 + N) Дотп. – количество неиспользованных дней отпуска; ЗПср.д. – средняя дневная зарплата; N – взносы во внебюджетные фонды, делёные на 100 (в %).

  1. суммировать полученные результаты по каждому работнику.

ПРИМЕР ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты.

Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.

  • РЕШЕНИЕ
  • Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.

Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:

ООО «Глобус» должно начислить сумму в 11 980 руб. за Скворцова. Найденная величина является резервом на отплату отпусков ему.

Групповой доход

Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:

ЗП ср.д.г. = ЗП гр.с. : Д тек. : Ч ЗПгр.с. – средняя оплата труда, начисленная всем работникам за рассматриваемый промежуток времени; Дтек. – количество дней в рассматриваемом периоде; Ч – численность служащих.

  1. Тогда для каждой категории работников резерв отпусков будет рассчитан так:

Р отп. = (ЗП ср.д.г. + ЗП гр.с. х N) х Д отп.Сумма результатов по каждой группе – это общий размер резервов на оплату отпусков.

ПРИМЕР ООО «Кристалл» создает резерв на оплату 28 дней отдыха, предоставляемых ежегодно. Исходные данные – ниже в таблице. Нужно определить резерв на оплату отпусков в 2019 году к начислению рассматриваемой компанией.

Категория служащих Средняя дневная зарплата, руб. Средняя зарплата труда, начисленная всем сотрудникам
Занятые основной производственной деятельностью 827 24 800
Занимающиеся сбытом производимых товаров 1128 35 400

Решение А) Выполним расчеты для первой группы сотрудников по представленной выше формуле:

Р отп. = ( 827 + 24 800 х 30% ) х 28 дней= 231 476 руб.Данную сумму необходимо отчислить в резерв за сотрудников, учитываемых по счету 20 «Основное производство».

  Кто 2 ноября вправе уйти с работы на один час раньше

Б) Резерв на оплату отпусков в 2019-м для второй группы служащих составит:

Р отп. = ( 1128 + 35 400 х 30% ) х 28 дней= 328 944 руб.Эти денежные средства направляют за персонал, учет отпускных которых идет по счету 44 «Расходы на продажу».

  • В) Общее количество резервируемых денежных средств составит:

231 476 + 328 944 = 560 420 руб.

В итоге, компания ООО «Кристалл» обязана удержать 560 420 рублей для оплаты отпускных пособий и других подобных денежных компенсаций персоналу обеих групп.

Прошлогодний итог

Третий подход – на основании нормы отчислений, устанавливаемой по итогам предыдущего периода. Она является частью затрат на отпуск и оплату труда по каждой категории сотрудников. Выполняемые действия:

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Р2 – сумма затрат на оплату труда.

Заметьте: величины определяют для группы сотрудников без учета отчислений во внебюджетные фонды. На протяжении отчетного периода норматив остается постоянным, даже если перерасчеты выполнялись часто.

Б) Формула для начисления резерва на оплату отпусков в 2019 г. по группе сотрудников такова:

Отчисления = ( ЗП тек.п. + СВ ) х НОРМАТИВЗП тек.п. – оплата труда, выдаваемая работникам; СВ – страховые взносы, начисляемые на сотрудников в текущем периоде.

Расчеты необходимо вести по всем группам, а полученные результаты – суммировать. При этом каждая проделанная операция должна быть правильно отражена в бухгалтерском учете.

Резерв на оплату отпусков: проводки

Согласно ПБУ 8/2010, обязательства организации по выплате отпускных формируют на счетах, которые отражают и заработную плату. Начисление проводят по Кт 96. Дебет счета может быть таким:

  • 20 – начисления сотрудникам, задействованным в основной производственной деятельности;
  • 25 – общие производственные затраты;
  • 26 – расходы, имеющие хозяйственного, управленческого толка;
  • 44 – затраты, связанные со сбытом товаров;
  • 08 – вложение средств во внеоборотные активы и др.

  Может ли экономист работать бухгалтером

В балансе резерв отпусков отражают в графе 1540. Величина должна совпадать с кредитовым сальдо 96-го счета соответствующего субсчета.

Стандартные проводки таковы:

  • Дт 20 Кт 96 – деньги отчислены в резервный фонд для выплаты отпускных работникам основного производства;
  • Дт 96 Кт 70 – выдача отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск. Также см. «Компенсации за неиспользованный отпуск».

ПРИМЕР

ООО «Антей» планирует формирование резерва на оплату отпусков. Информация о необходимых отчислениях показана в таблице. Какие записи должен сделать бухгалтер?

Категория Сумма, руб.
Служащие, занимающиеся основной производственной деятельностью 23 700
Администрация предприятия 25 000
Менеджеры по работе с клиентами 12 600

Решение

Специалист отражает резерв по отпускам в бухгалтерском учете таким образом:

Дт Кт Сумма Для каких служащих сделаны отчисления в резервный фонд
20 96 23 700 Работники основного производства
26 96 25 000 Администрация
44 96 12 600 Менеджеры по работе с клиентами

Налоговый учет

Ведение налогового учета при формировании таких резервов – не обязательное требование закона, поэтому решение остается за руководителями организаций. Особенности создания и учета «копилки» регламентирует в ст. 324.1 НК РФ.

При формировании резерва определяют максимальную долю отчислений (в процентах или денежном выражении) при помощи формулы: Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает Р год.от. – сумма годовых затрат на отпуск; Р год.ЗП – размер предполагаемой оплаты труда.

После выполнения необходимых расчетов организация сможет регулярно относить на расходы денежные средства, начисленные в резерв. Ведь, они относятся к затратам, связанным с оплатой труда и уменьшают налог на прибыль.

Читайте также:  Приказ о завершении специальной оценки условий труда: необходимость и содержание

Как формируется резерв отпусков на 2019 год

Законодательство не содержит конкретных изменений относительно создания резервов для начисления денежных средств за дни отдыха в 2019 году. Поэтому можно руководствоваться правилами, установленными ранее. Главное – правильно делать бухгалтерские проводки и указывать точные суммы.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/rezerv-otpuskov.html

Проводки по резервам отпусков

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете учитывается, как оценочное обязательство. Его должны создавать все организации, кроме тех, кто попадает под категорию малых. Он формируется по правилам, прописанным в статье 324.1 НК РФ.

Резерв отпусков – как оформить проводки, насколько часто нужно это делать и как быть, если зарезервированных средств не хватает

Резерв для отпусков рассчитывается на основании среднего заработка работников (при этом нужно еще учитывать и страховые взносы). Определяют резерв следующими способами:

  • На последний день месяца
  • На последний день квартала
  • На последний день года

В первом случае процесс займет слишком много времени и работы, в последнем – пострадает объективность. Он удобен для тех фирм, которые сдают только итоговую отчетность по году. Наиболее удачный – второй способ.

Учитывается резерв на отпуск по дебету затратных счетов заработной платы 20-е, 44, 08 и кредиту 96 счета.

Как рассчитать резерв

Первый способ — по среднему заработку на последний день квартала (или месяца, года – в зависимости от того, какой период утвержден по организации).

  1. Определить общее количество всех дней отпуска вместе с дополнительным для каждого сотрудника, а затем их суммарное количество для всего подразделения работников, по которым рассчитывается резерв
  2. Определить средний заработок по всему подразделению: сумму зарплаты сотрудников за квартал (месяц, год) разделить на количество дней периода, а затем на количество работников подразделения
  3. Расчет резерва по подразделению с учетом взносов: сумму среднедневного заработка подразделения умножают на общий тариф (ПФР+ФФОМС+ФСС+НС) страховых взносов. Полученное значение складывают со средним заработком подразделения и эту сумму умножают на количество дней отпуска

Второй способ – пропорционально доле расходов на отпускные в общих затратах на зарплату

  1. На конец года определяют норматив отчислений в резерв. Для этого сумму отпускных плюс компенсации за неиспользованный отпуск (без страховых взносов), предыдущего года делят на общую сумму расходов на начисление заработной платы, тоже прошлого года (без взносов)
  2. Каждый отчетный период делают отчисление: к сумме расходов по зарплате текущего периода прибавляют страховые взносы, начисленные на эти начисления. Полученный результат умножают на норматив

Если выясняется, что сумма резерва слишком велика, то делают проводку Дебет 96 Кредит 91.1 – излишне начисленная сумма учитывается в прочих доходах.

Отчисления отпускных за счет резерва отражают: Дебет 96 Кредит 70, а взносы по ним — Дебет 96 Кредит 69 (по субсчетам).

Если резерв не учел всех расходов на отпускные, и денег не хватило, делают запись Дебет 97 Кредит 70 и 69. В следующем периоде, с накопленной суммы резерва, списывают отпускные: Дебет 96 Кредит 97.

Пример:

Фирмой создан резерв на оплату отпусков в первом квартале в размере 324 955 руб. Во втором – были произведено начисление отпускных в сумме 78 729 руб.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
20 96 Создан резерв на оплату отпусков 324 955 Бухгалтерская справка
96 70 Начислены отпускные 78 729 Ведомость по начислению заработной платы
96 69 Начислены страховые взносы 23 618,70 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Удержан НДФЛ с суммы отпускных 10235 Ведомость по начислению заработной платы
70 50 Выплачены отпускные 68 494 Расходный кассовый ордер

Источник: https://saldovka.com/provodki/zarplata/rezervy-otpuskov.html

Резерв отпусков: формирование и учет в 2019 году

Актуально на: 28 декабря 2018 г.

Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 4, ст.

 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» 08 «Вложения во внеоборотные активы»и др. 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат.

Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Далее можно переходить к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

  • Для этого необходимо:
  • Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:
  • Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.
  • Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. На указанную сумму начисляется (доначисляется или корректируется) резерв по дебету счетов 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/k501658

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков.

Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня.

Читайте также:  Обжалование приказа о наложении дисциплинарного взыскания, его порядок и сроки

Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2019 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким.

Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года.

Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/instruktsiya-kak-rasschitat-rezerv-otpuskov

Резерв на оплату отпусков: итоги инвентаризации

Закончился очередной налоговый период. Организации готовятся к сдаче годовой декларации по налогу на прибыль. Напомним, что согласно п. 4 ст. 289 НК РФ ее представление в налоговую инспекцию должно быть осуществлено не позднее 28 марта.

При расчете облагаемой базы за налоговый период необходимо учитывать следующее.

Налогоплательщики, которые в течение года формировали те или иные резервы, предусмотренные гл. 25 НК РФ, обязаны провести их инвентаризацию на 31 декабря. Цель такой инвентаризации – выявить сумму недоиспользования резерва или его перерасхода и скорректировать облагаемую базу.

В статье речь пойдет о резерве предстоящих расходов на оплату отпусков, порядок формирования и использования которого установлен ст. 324.1 НК РФ.

Отпускной резерв в учетной политике

Согласно п. 1 ст. 324.

1 НК РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете предстоящих расходов на оплату отпусков работников для целей налогообложения, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения, во-первых, принятый им способ резервирования, а во-вторых, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с таких расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Что еще необходимо принять во внимание при составлении учетной политики?

В соответствии с п. 2 ст. 324.1 НК РФ расходы по формированию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов по оплате труда соответствующих категорий работников.

Руководствуясь этой нормой, а также положениями п. 1 ст.

318 НК РФ, Минфин пришел к выводу, что налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какому виду расходов (к прямым или косвенным) относятся затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, как в отношении работников, занятых в процессе производства, так и в отношении иных сотрудников организации, непосредственно не связанных с производственным процессом (Письмо от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134). Естественно, свой выбор налогоплательщик должен закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/363797/

➤ Резерв по отпускам

Узнайте, как зарезервировать средства на оплату ежегодного отдыха сотрудников и отразить выделенные суммы во внутренних финансовых документах организации.

Скачайте полезный документ:

Что значит резерв на оплату отпусков 

Предоставляя ежегодный отпуск, работодатель обязан не менее чем за три дня до его начала выплатить сотруднику отпускные в размере среднего заработка. Эта норма закреплена статьей 114 ТК РФ, и нарушать ее не стоит. Невыплата отпускных наказывается не менее сурово, чем задержка или невыплата заработной платы, поэтому до ухода в отпуск работник должен получить свои деньги. 

★ Чтобы правильно рассчитать сумму отпускных, сначала установите рамки расчетного периода, а затем, используя данные по зарплате за выбранный период, определите размер среднего заработка, принимая в расчет не только должностной оклад сотрудника, но и другие виды выплат: комиссионные, надбавки и доплаты, компенсации за вредные или опасные условия труда. 

Ежегодный оплачиваемый отпуск: алгоритм действий кадровика

Резерв на отпуска — это своего рода копилка, из которой оплачиваются периоды отдыха сотрудников.

Каждый работодатель, за исключением субъектов малого предпринимательства, особо не обремененных ведением бухгалтерского учета, должен заранее выделять на это резервную сумму, тем самым подтверждая свои обязанности по своевременной и полной оплате отпусков.

Сумма, которую конкретный сотрудник должен получить на руки перед отпуском (не позже чем за три дня до его начала), отражается в финансовых документах организации, в том числе в записке-расчете (унифицированная форма №Т-60)

Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику

★ Записка-расчет представляет собой двухсторонний бланк, лицевая сторона которого заполняется и заверяется сотрудником кадровой службы, оборотная — бухгалтером предприятия. 

Как рассчитать резерв отпусков 

Создание резерва на оплату отпусков, как правило, поручается бухгалтерии или финансовому отделу предприятия. Периодичность, с которой это происходит, определяется работодателем, который вправе выбрать один из трех доступных вариантов. 

Расчет резерва по отпускам можно производить: 

  1. Ежегодно. Этот вариант подходит предприятиям, готовящим только годовую отчетность. Сформировать резерв отпусков на следующий год нужно в последний день текущего года. 
  1. Ежеквартально. Такая схема считается наиболее удачной и пользуется популярностью среди работодателей. Резерв формируется в последний день каждого квартала, что не требует значительных трудозатрат. 
  1. Ежемесячно. Самый точный, но в то же время и самый затруднительный способ, поскольку резерв на отпуск приходится формировать в последний день каждого месяца, то есть в три раза чаще, чем при ежеквартальной схеме. 

Точную дату выполнения расчетов выбирает сам работодатель, прописывая ее во внутренней учетной политике предприятия вместе с алгоритмом, по которому они будут производиться. Весь персонал следует поделить на категории по количеству счетов, по которым проходит оплата труда, и сформировать для них отдельные резервы отпусков. 

Формирование резерва по отпускам осуществляется по общему принципу. Определяется размер отпускных, причитающихся каждому конкретному сотруднику. Для этого нужны точные сведения по выплатам, которые он получал в течение расчетного периода (в общих случаях — 12 календарных месяцев, но работодатель вправе улучшить положение своих сотрудников, установив иные временные границы). 

★ Сложности при определении расчетного периода обычно возникают, если работник принят в штат не так давно и отработал меньше года или же успел уволиться на короткий срок, а затем снова устроился на работу в ту же организацию. 

Не ошибиться в предоставлении основного оплачиваемого отпуска, используйте Расчетчик рабочих лет и остатков отпуска от Системы Кадры

Затем отпускные выплаты, положенные каждому из сотрудников данной категории, суммируются, а полученный результат и будет резервом, который работодатель должен выделить на оплату отпусков. Но есть и другой способ расчета — на основании средней зарплаты по категории.

К нему прибегают, чтобы не вычислять по отдельности резерв отпускных для каждого конкретного сотрудника. Кроме того, на практике расчет резерва на оплату отпусков нередко производится на основании нормы отчислений, установленной по итогам предыдущего периода (месяца, квартала или года).

Используется простая формула: 

  • Н = Р1 /Р2 
  • где Н — искомый норматив, Р1 — расходы, выделенные на оплату отпусков и компенсаций за неиспользованные работниками дни отдыха, а Р2 — сумма затрат на оплату труда. Значение норматива подставляется в итоговую формулу: 
  • О = (ЗПтек + СВ) * Н 

где О — отчисления на оплату отпусков, ЗПтек — оплата труда работников в текущем периоде, а СВ — страховые взносы, начисляемые на эту же группу работников в текущем периоде. Результаты расчета удобнее всего оформлять в виде таблицы. Начисление резерва по отпускам ведется по каждой группе отдельно и отражается в бухгалтерских документах. 

Проверьте свои знания с помощью экспресс-теста для специалиста отдела кадров

★ Не выплаченные вовремя отпускные — повод для штрафа ГИТ. Редакция журнала Кадровое дело разобрала сложные ситуации по отпускам и предложила решения, которые вам помогут не подвести компанию.

Как отразить резервы по отпускам во внутренних документах 

Средства для оплаты отпусков нужно не только своевременно выделить в резерв, но и правильно отразить во внутренних финансовых документах. Проводят их через те же счета, что и заработную плату персонала.

Начисление проводят по Кт 96 (резервы предстоящих расходов), указывая соответствующий дебет счета (20 — основная производственная деятельность, 44 — затраты на сбыт товаров, 25 — общие производственные затраты и т.д.).

Например, проводка, которая выглядит как «Дт 20 Кт 96», означает отчисление средств в резервный фонд для выплаты отпускных персоналу основного производства. Наглядно отражает резерв отпусков (как формируется) пример-таблица: 

Дт Кт Сумма Категория персонала
20 96 23700 Работники основного производства
26 96 26000 Административный отдел
44 96 12800 Менеджеры по работе с оптовыми клиентами

Налоговый учет при формировании резерва по отпускам вести не обязательно. Но если работодатель решил, что будет это делать, следует прописать выбранный способ резервирования средств, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент в учетной политике для целей налогообложения (ст. 324.1 НК РФ). 

★ Чтобы избежать путаницы с отпускными датами и задержек по выплате отпускных, используйте Умный график отпусков от Системы Кадры. Даже если на предприятии работают сотни сотрудников, с помощью этого удобного планировщика вы сможете точно отслеживать даты и моментально обновлять данные. 

Вывод

Все организации, помимо субъектов малого предпринимательства, должны формировать резерв отпусков: как формируется такая «копилка» и с какой периодичностью, решает сам работодатель.

Одни предприятия формируют финансовый отпускной резерв ежемесячно, другие — ежеквартально или раз в год.

Расчет суммы, необходимой для выплаты персоналу отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска, обычно осуществляет бухгалтерия предприятия, исходя из имеющихся у нее финансовых документов и сведений, предоставленных кадровой службой.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385591-rezerv-po-otpuskam-19-m10

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector