Потеряли трудовую книжку на работе – кто виноват и что следует делать сотруднику для восстановления документа

Иногда мы сами ничего не теряют. Обстоятельства распоряжаются так, что на своем пути мы встречаем людей, которые способны что-то отнять у нас, а мы остаемся с этой проблемой один на один. И хорошо, если это обычный кошелек с монетами или пустая сумка.

Гораздо обиднее, если вы потеряли крупную сумму денег, драгоценности или же просто памятные и дорогие вашему сердцу вещи. Очень часто у нас пропадают документы. При этом совсем не важно, каким путем – итог всегда один, вам непременно нужно восстановить важные бумаги, ведь многие из них отвечают за важные сферы в вашей жизни, в том числе и сферу труда.

Документов, регулирующих вопросы труда у работника не так уж и много. Это трудовой договор и трудовая книжка.

И если при утере первого можно просто на просто перезаключить договор и сделать копию, то при утере трудовой книги все обстоятельства намного серьезнее.

Потеря этого документа – очень неприятное событие, которое может обернуться рядом крупных проблем, если вы вовремя не предпримите соответствующие меры. О том, как себя вести и как быстро восстановить вашу трудовую мы расскажем в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Можно ли потерять трудовую книжку?

Трудовая книжка не имеет больших размеров, а значит, потерять ее не составит труда. Это можете сделать, как и вы, так и ваш работодатель в зависимости от того, у кого на данный момент находится документ. Трудовая книга не только небольшая в размерах, но и достаточно хрупкий документ, который легко можно порвать.

Если говорить о том, что трудовую книгу утратил работодатель, то произойти это могло также в ряде случаев.

В организациях, где не слишком хорошо отлажена работа сотрудников отдела кадров, такой маленький документ может просто на просто затеряться, и его не найдут в нужный для работника или же работодателя момент.

Это влечет за собой ряд проблем, одной из которых является проблема восстановления трудовой книги работника.

Как её восстанавливают?

Трудовой кодекс предусматривает, что с трудовым документом работника может случиться всякое, в том числе и банальная утеря.

Это предусмотрено на законодательном уровне и работнику позволяется восстановить свой документ.

На самом деле подобного допускать нельзя. Трудовой кодекс предусматривает, что у гражданина должна быть только одна трудовая книга. Если получится так, что он получит новую и затем найдет утраченную книгу, то у него на руках уже будет два трудовых документа, а это, на секундочку, прямое противоречие закону.

Для того чтобы подобное не случалось с гражданами нашей страны и предусмотрены дубликаты.

В каких случаях это необходимо?

при утере

• Трудовая книга – это обязательный документ для тех, кто планирует и в дальнейшем работать официально, поэтому если ваша трудовая потерялась – вам необходимо восстановить ее в срочном порядке.
• Утеря является первым основанием для того, чтобы незамедлительно начинать действия по восстановлению трудовой, а также необходимо подать заявление об утере в полицию.
• Вполне вероятно, что в скором времени ваша трудовая книга будет найдена.

если она испорчена

Но вот если документ оказался порван, испачкан или как то по – другому приведен в негодность, и больше половины оставшейся информации просто не читается – это серьезный повод восстановить вашу трудовую книжку в срочном порядке.

другие

Также трудовая книжка восстанавливается в случаях других утрат. Например, после кражи, после внесения нескольких некорректных записей, после частичной порчи и так далее.

Можно ли восстановить трудовую книжку при утере?

Можно ли самостоятельно это сделать?

Прибегать к самостоятельному восстановлению трудовой нельзя все, что вы можете сделать – это обратиться в соответствующие органы, которые поспособствуют выдаче вам дубликата.

Вам же необходимо сделать все, чтобы ваше обращение произошло как можно раньше.

Многие ошибочно полагают, что восстановление трудовой книги может лежать и в обязанностях работника. Тогда напомним, что вносить записи в трудовую может только работодатель или же сотрудник отдела кадров.

Также особые полномочия по отношению к трудовым документам работника имеет пенсионный фонд. Именно поэтому стоит сказать, что только перечисленные лица могут способствовать восстановлению вашей трудовой книжки.

Где можно восстановить трудовую при утере?

• Если вы временно не работаете или же находитесь в процессе устройства на работу, а ваша трудовая была утрачена, то помочь восстановить трудовую книгу вам может только пенсионный фонд. Туда и стоит обращаться с заявлением.
• Если вы работаете и работодатель утратил вашу трудовую книгу, которая хранилась в непосредственной собственности работодателя, или же это сделал сотрудник отдела кадров, то сам работодатель осуществляет действия по восстановлению.

Если же трудовая книга находится у вас, и вы устраиваетесь на работу, но неожиданно обнаружили пропажу, то у вас два выхода – первый и самый логичный – это обратиться в пенсионный фонд.

Также вы можете попросить о восстановлении работодателя и вполне возможно, что он вам не откажет.

Как может в этом помочь работодатель?

Часто бывает так, что трудовую теряет не работник, а работодатель. Это может случиться ввиду неправильного ведения архива или халатного отношения к документам работодателя или сотрудника отдела кадров, а также может стать следствием ограбления, пожара или же других природных катаклизмов.

Именно поэтому в ваших же интересах знать, как может поспособствовать восстановлению трудовой работодатель в случае, если по его вине утеряна трудовая.

Что делать, если организация потеряла книгу работника?

Если трудовая книга утеряна организацией, все что от вас требуется это написать заявление о восстановлении трудовой и предъявить его работодателю.

Рассмотрев заявление, работодатель в обязательном порядке должен принять его и начать осуществлять действия по восстановлению. Трудовая книжка может восстанавливаться в срок не больше тридцати дней.

Однако вы можете ускорить процесс, если предъявите работодателю ксерокопию трудовой.

О том, как это влияет на процесс восстановления трудовой, читайте в этой статье:

Ответственность работодателя в такой ситуации

Работодатель за утерю трудовой книги подвергается ответственности.

• Во – первых, он выплачивает штраф, который может варьироваться от пятисот до полутора тысяч рублей.
• Во – вторых, работник может подать на работодателя в суд за то, что тот лишил возможности работника уволиться и устроиться на более выгодную работу или же работать по совместительству.

Ввиду этого, каждый день, пока трудовая книжка не будет передана работнику, на имя работодателя начисляется пеня, равная среднесуточному заработку конкретного работника.

Если работодатель потерял не одну, а сразу несколько трудовых книг, он также обязан восстановить все в месячный срок.

Работники также могут взыскать с работодателя неустойку и упущенную выгоду, но только в случае, если утеря произошла по вине работодателя, а не ввиду военного конфликта или природных катастроф.

Порядок действий

Работодатель в свою очередь может рассматривать заявление в течение трех дней после подачи и только после этого предпринимать действия по восстановлению трудовой, предварительно приняв заявление.

Работодатель должен связаться с организациями, где до этого момента осуществлял трудовую функцию работник, и запросить у них данные о работе. В дубликате трудовой, работодатель вписывает подтвержденные данные, которые удалось получить по запросам.

Срок на восстановление трудовой книги определен законом ровно в один месяц – этого срока вполне хватит для того чтобы восстановить несколько трудовых.

Если же некоторые организации не отвечают на запросы ввиду того, что они были расформированы и реорганизованы, работодатель может взять справку об этом либо в налоговой, либо в пенсионном фонде и сделать запись в дубликате на основании справки.

Перед непосредственной выдачей дубликата работнику, работодатель внимательно изучает полученные сведенья и знакомит с ними работника.

Если работник согласен с предоставленным дубликатом, он оставляет свою подпись на главном развороте, если нет – претензии высказываются работодателю обоснованно и в письменной форме.

Если работодатель считает их недопустимыми, он обращается в суд.

Восстановление трудовой книжки самим работником

Как он может это сделать?

Если трудовую книгу потерял сам работник, а не работодатель, то и бремя восстановления лежит непосредственно на работнике. Так, самому работнику необходимо в первую очередь не впадать в панику и обратиться в пенсионный фонд.

Порядок действий

Также не стоит забывать о том, что это заявление должно быть как минимум в двух экземплярах.

При себе у работника должен быть паспорт, подтверждающий его личность.

Заявление и паспорт подаются на рассмотрение, также работнику задаются вопросы в формате анкетирования. Только после этого работник получает документ о принятии к рассмотрению запроса и ждет, когда дубликат трудовой книжки будет готов.

Как быть, если сотруднику выдали дубликат т.к., а он через какое-то время обнаружил старую трудовую?

Часто случается так, что не слишком внимательные работники, подумав, что потеряли трудовую, получают дубликат и только потом находят оригинальный документ.

Что делать в таком случае?

Вы должны незамедлительно обратиться либо в пенсионный фонд, либо к своему непосредственному работодателю при его наличии.

Объясните суть проблемы и отдайте обратно либо трудовую, если вы хотите продолжать вести дубликат, или же саму копию.

Одну из ваших трудовых книг уничтожат, тем самым решив за вас вопрос о том, что с ними делать. Также вы можете никуда не обращаться, а просто не пользоваться одной из трудовых, оставив ее на память.

Какие документы необходимы?

Для того, чтобы восстановить вашу трудовую в пенсионном фонде необходим СНИЛС, ваш паспорт а также составленное вами заявление. Но если с заявлением и паспортом все понятно, то, что такое справка?

Справка для восстановления книжки

В нем перечисляются приобщенные к восстановлению документы, а также описываются некоторые ваши данные, например периоды работы.

Справка делается во время подачи заявления.

Что делать с записями в случае утери трудовой?

Записи восстанавливаются двумя способами – первый, это на основании показаний хозяина потерянной трудовой, делаются запросы по местам бывшей работы.

Второй вариант – посмотреть отчисления в пенсионный фонд России, а также в налоговую инспекцию и на их основании оформить трудовую.

Если вашу трудовую украли – не стоит отчаиваться. Прежде, чем обратиться за восстановлением трудовой, обратитесь в полицию и напишите заявление о пропаже.

Как получить документ через государственный архив?

В случае, если работодатель или же пенсионный фонд не могут получить данные о какой то организации, то всегда есть выход. Например, вы можете обратиться в государственный архив РФ. В нем содержатся все сведения, касающиеся существования организаций, работников с момента образования и до момента прекращения действия.

Что делать в случае, если предприятие ликвидировано?

В первом варианте, работнику все равно, будет ли вписана запись о его работе в трудовую, и вы попросту не вписываете ее.

Во втором случае, вам все – таки придется обращаться в государственный архив за информацией о работе гражданина в конкретный промежуток времени.

Как восстановить трудовую книгу через суд?

Трудовую также возможно восстановить через судебную инстанцию, в случае, если работодатель или же пенсионный фонд отказывается это делать на добровольной основе. В этом случае суд обязывает государственный орган или работодателя выполнить все действия по восстановлению в срок.

Заключение

1. Восстановление трудовой книги не несет в себе никаких сложностей, если вы отнесетесь ко всему с должной долей внимания и аккуратности.

2. Желаем вам удачи в этом непростом деле и возможно, подобная ситуация станет для кого то уроком и послужит толчком к бережному отношению к документам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-59-47 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/vosstanovlenie

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация об официальной трудовой деятельности с первого места работы до последнего.

А именно: название организации, даты зачисления в штат и увольнения, должность, переводы на другую постоянную работу, награды.

Она часто требуется при смене места работы и для подтверждения общего, непрерывного и специального трудового стажа при выходе на пенсию. Согласно статье 66 ТК РФ она «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Сейчас начинающие работники, часто пренебрежительно относятся к данному документу.

Ими не учитывается тот факт, что при трудоустройстве трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.

Бывают ситуации, когда трудовая книжка потеряна, и дальнейшие действия будут зависеть непосредственно от того, по чьей вине это произошло – самого работника или работодателя.

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

• Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
• Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Документ потерял работодатель

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

• Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
• Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Куда обращаться?

Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

• Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
• В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
• В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
• В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Как правильно составить заявление на восстановление

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба.

Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой?

В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Вывод

Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое.

• Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.
• Единственная разница в том, что если вы сами потеряли документ, то писать запросы, обходить предыдущие места работы и архивы придется вам, а если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.
• Но для того, чтобы это было легче сделать, заранее, на всякий случай, держите дома ксерокопию, которую стоит обновлять всякий раз при смене работы, заверяя ее у начальника отдела кадров.

А если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами.

В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://lawyer-guide.ru/trudovoe-pravo/prava-rabotnikov/chto-delat-esli-uteryana-trudovaya-knizhka.html

➤ Что делать, если потерял трудовую книжку

Узнайте, как действовать в случае утери документа. Советы экспертов и образцы заявлений на восстановление утраченного бланка вы найдете в статье.

Скачайте документы по теме:

Потерянная трудовая книжка: что делать и каких последствий ожидать 

Трудовая книжка — важный документ, без которого не обходится прием на основную работу. Именно в ней содержатся записи об основных этапах профессиональной карьеры сотрудника, подтверждающие продолжительность и характер накопленного стажа при выходе на пенсию.  Поэтому потеря трудовой книжки нередко воспринимается ее владельцем как настоящая катастрофа.

Тем не менее, ситуация далеко не безвыходная. Давайте разберемся, чем грозит работнику потеря трудовой книжки, что делать, если это все-таки произошло, и как начать процедуру восстановления документа.

Следовательно, работник столкнется с определенными проблемами и в процессе приема на работу, и в случае выхода на пенсию, если потерял трудовую книжку и не стал ее восстанавливать. 

Что делать, если утеряна трудовая книжка по вине работника 

Работник получает трудовую книжку на руки только при увольнении. Обнаружив пропажу документа, он может обратиться в отдел кадров по последнему месту работы с заявлением об оформлении дубликата.

Получив такое заявление, работодатель не вправе отказать. Закон обязывает его выдать дубликат в течение 15 дней после регистрации заявления (п. 31 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003).

Образец заявления вы можете скачать в начале статьи. 

Чтобы оформить дубликат, попросите у сотрудника документы, подтверждающие стаж, со всех прежних мест работы. Это могут быть оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу и увольнении, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты.

Если работник испытывает сложности с получением подтверждающих документов, помогите ему составить запросы, обратитесь к бывшим работодателям по официальным каналам и т.д. 

Читайте в «Системе Кадры»:

 

Внимание! Не вносите в дубликат информацию, полученную только со слов работника. Не отражайте периоды занятости, которые нельзя подтвердить документально (п. 32 правил №225, п. 7.2 инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ №69 от 10.10.2003).

Когда не нужен дубликат

Если документ не утерян, но поврежден — надорван, залит кофе или соком, неаккуратно подклеен скотчем — не спешите оформлять дубликат. Возможно, трудовую книжку еще можно принять.

Если записи можно прочесть, печати не пострадали и все заполненные страницы повреждены незначительно, ее можно вести дальше.

Но на всякий случай предупредите работника о возможных проблемах при обращении в Пенсионный фонд и порекомендуйте заранее собрать справки с мест работы, по которым могут возникнуть вопросы.

★ Больше информации о работе с поврежденными документами вы найдете в журнале «Кадровое дело». 

Если прошлого работодателя больше нет

Если работодатель, которому направлен запрос, уже ликвидирован, процесс получения подтверждающих документов усложняется. 

Действуйте последовательно: 

1. Сначала уточните, действительно ли речь идет о полной ликвидации, а не о реорганизации предприятия: новая компания, образовавшаяся в результате реорганизации, считается правопреемником прежней и может предоставить все необходимые документы.
2. В случае полной ликвидации предприятия придется обратиться в архив, куда ликвидированные юридические лица в обязательном порядке сдают важные документы по личному составу (закон №125-ФЗ от 22.10.2004).
3. Если обращение в государственный или муниципальный архив не дало никаких результатов, можно попытаться установить стаж через суд, привлекая к делу свидетелей. Это не самый быстрый и простой, но вполне реальный способ восстановления сведений о предыдущих местах работы. 

Если вы не хотите восстанавливать документ через бывших работодателей 

Существует и альтернативный вариант для тех, кто не хочет заниматься восстановлением утерянного документа через бывших работодателей. До определенного момента оформление дубликата было единственным способом получения полноценного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. Новая трудовая выдавалась лишь тем, кто устраивался на работу впервые.

В 2006 году появилась законодательная норма, обязывающая работодателя оформить новую трудовую книжку (не дубликат!) вместо утерянной или испорченной, если сотрудник подаст соответствующее заявление при приеме на работу (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании, датируется и заверяется личной подписью работника. Обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки. Достаточно краткой формулировки: украдена, утеряна, испорчена.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной

Пример документа вы можете скачать в начале статьи. 

Плата за бланк

Не забудьте удержать с работника стоимость бланка, если именно по его вине была утеряна трудовая книжка. Способ оплаты определяется на месте.

Плата за бланк не взимается только в отдельных случаях.

Например, если произошла утеря трудовой книжки работодателем или в результате чрезвычайного происшествия, либо же документ был испорчен при первичном заполнении по вине сотрудника организации, ответственного за кадровый учет (п. 34, 48 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, письмо Минздравсоцразвития России №12-3/10/2-6752 от 6.08.2010). 

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать 

Пожары, стихийные бедствия, наводнения, техногенные катастрофы или обычная халатность персонала — все это может приводить к утрате трудовых книжек, хранящихся в организации. Порядок действий зависит от причины происшествия и количества утраченных документов. 

По вине должностного лица. Если работодатель потерял трудовую книжку по вине должностного лица, ответственного за хранение документации, проводится служебное расследование. Работник получает дубликат, а компании и ее отдельным представителям, виновным в пропаже, грозят штрафные санкции. 

Помните! За все мероприятия, связанные с оформлением дубликата и сбором данных с предыдущих мест работы сотрудника, отвечает работодатель, поскольку документ пропал по его вине. Чтобы не пришлось делать лишнюю работу, ведите строгий учет трудовых книжек и создайте безопасные условия хранения. Прочитайте о книге учета-движения трудовых. 

Потеря в результате чрезвычайной ситуации. Когда речь идет о массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации, трудовой стаж устанавливает специальная комиссия, созданная местными органами исполнительной власти.

Комиссия отправляет запросы по бывшим местам работы сотрудников, помогает собирать справки, а если документов недостаточно — восстанавливает данные на основании свидетельских показаний.

Результаты работы комиссии оформляются в виде акта, на основании которого сотрудники получают дубликаты. 

Трудовая нашла, а дубликат уже оформили. Как поступить, если потерянная трудовая книжка нашлась, но работник к тому времени уже получил дубликат? С одной стороны, законом запрещено иметь несколько трудовых, с другой стороны, какая-либо ответственность для работника, владеющего двумя и более экземплярами документа, не предусмотрена. 

Работодателю рекомендуется:

1. Продолжить работу с дубликатом. Поскольку документ уже оформлен и зарегистрирован в учетных книгах, продолжайте вести его в обычном порядке.
2. Запросить у сотрудника оригинал. Сделайте копии, чтобы учесть указанные в нем периоды работы для расчета страхового стажа (среди них могут быть и периоды, не учтенные при оформлении дубликата) и внести поправки в личную карточку. Затем верните оригинал владельцу. 

Сотрудник принес несколько трудовых

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384693-poteryal-trudovuyu-knijku-19-m3

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Трудовая книжка является важным документом, в котором отображена информация о профессиональной деятельности, наградах и рабочих достижениях его владельца. Данное бумажное изделие играет важную роль при официальном трудоустройстве и выходе на пенсию, поскольку подтверждает стаж соискателя на должность, а также во многом определяет размер социальных выплат. Тем не менее, нередко происходит утеря представленного документа, при этом многие люди не знают, что делать в такой ситуации. Восстановить трудовую книжку можно несколькими способами, о которых пойдет речь далее более подробно.

Кто потерял?

Изначально необходимо определиться, по чьей вине была утрачена трудовая книжка. При потере рассматриваемого документа, как правило, виноват либо наниматель (юридическое либо физическое лица), либо сам работник.

Если утеряна трудовая книжка по непредумышленному умыслу работодателя, то ничего особенного сотруднику делать не придется.

Процесс восстановления возьмет на себя виновник происшествия, однако от работника потребуется написать заявление, где подробно будет указана причина произошедшего (пожар в офисе, потоп или другие форс-мажорные обстоятельства).

Иногда бывают случаи, когда данный документ потерял наниматель, однако восстанавливать его категорически отказывается. Если такое происходит, то можно обратиться в суд с просьбой о взыскании средней зарплаты за каждый день просрочки при выдаче трудовой (согласно пункту 234 ТК РФ).

Как самому восстановить документ?

Бывает, что описываемое бумажное изделие теряется самим работником, похищается, либо приходит в негодность. В этой ситуации восстановление документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, предусматривающими определенный порядок действий.

Изначально следует отметить, что новый формуляр с записями вам никто делать не станет, а взамен потерянного оригинала выдадут дубликат.

Примечательно, что дубликат также оформляется, если работник был неправомерно уволен с должности, а позднее восстановлен на ней по решению суда.

Читаем по теме:  Восстановление трудовой книжки через пенсионный фонд

На начальном этапе восстановления необходимо написать заявление по последнему (текущему) месту профессиональной деятельности, зафиксировав число и факт предъявления бумаги работодателю. Если этого не сделать, то процесс выдачи дубликата может продолжаться несколько месяцев, хотя по закону наниматель обязан выдать копию трудовой не позднее чем через 15 календарных дней с момента обращения. В заявлении следует указывать причину отсутствия документа (кража, потеря, потрепанность, приведение в негодность), однако подробно расписывать произошедшее с книжкой не стоит.

Отдельно следует поднять вопрос, как подавать заявление на восстановление. Сделать это можно двумя способами, такими как:

• личное посещение кадровой службы организации;
• отправка бумаги заказным письмом на адрес нанимателя.

Если вы в хороших отношениях с работодателем, то не поленитесь лично прийти к нему на прием и попросить посодействовать в выдаче дубликата. Такая мера позволит существенно ускорить процесс и избежать дополнительных расходов на почтовые услуги.

Если же вы решили отправить заявление заказным письмом, то не забудьте сделать опись вложения, а также получить уведомление о вручении.

При таких условиях работодатель уже не будет затягивать выдачу дубликата, ссылаясь на отсутствие у него необходимых бумаг.

Как еще получить копию трудовой?

При утере документа случаются ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, то есть прекратил свое юридическое существование. Восстановить трудовую книжку здесь можно посредством следующих структур:

• судебные инстанции;
• Пенсионный фонд РФ;
• Государственный архив РФ.

Самым трудоемким и финансово затратным вариантом получения дубликата станет обращение в суд, который в силу своей компетенции разошлет запросы требуемым организациям. Ответы на них приходят вполне оперативно, поэтому получение копии трудовой книжки занимает максимум 2-3 недели с момента проведения судебного заседания.

Также с просьбой о восстановлении документа можно обратиться в территориальное отделение ПФ РФ.

В 10-дневный срок эта инстанция обязана выдать справку, где содержится информация об общем трудовом стаже гражданина, перечне занимаемых должностей и периодах работы на определенные организации.

Читаем по теме:  Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?

Письменный запрос о получении аналогичной справки можно подать также в Государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.

После обращения гражданину выдается документ, где подробно расписаны аспекты его профессиональной карьеры (место и период работы, полученные награды, разряды, звания).

В большинстве случаев ждать ответа придется в течение 5-10 календарных дней.

Какая информация вносится в дубликат?

Стандартные правила оформления копий трудовых книжек практически ничем не отличаются от заполнения оригиналов. Единственным нюансом станет трудоемкий процесс сбора сведений с прошлых мест работы, особенно если у гражданина их накопилось больше десятка. Так, например, выяснить номера приказов о принятии на должность, присвоении квалификации, поощрении или увольнении крайне сложно.

Как следствие, установлен минимум, согласно которому можно делать пометки в дубликате. В этот перечень, прежде всего, входят:

• информация о занимаемой должности и наименование организации;
• суммарные данные накопившемся стаже (то есть количество лет и месяцев);
• сведения о присвоении разряда или наград по последнему месту трудовой деятельности.

В графу копии трудовой под №2 заносится информация о дате приема на работу, здесь же указывается число, когда был уволен сотрудник. Графа №3 служит для занесения сведений об организации (наименование, вид субъекта деятельности и т. д.) наряду с занимаемой гражданином должностью. Если работник был переведен на другую должность в связи с производственной необходимостью или по иным причинам, то об этом также делают запись.

Графа под №4 содержит информацию о документах, согласно которым вносились изменения в трудовую книжку, то есть осуществлялись увольнения, повышение квалификации, поощрения или прием на работу.

Если в оригинале обязательно должен указываться номер приказа, то в дубликате этого можно не делать, а просто прописать документ, где содержится ссылка на распоряжение нанимателя.

В качестве такой бумаги может выступать архивная выписка, постановление об увольнении сотрудника и т. д.

Почему нужно получить дубликат?

Восстанавливать потерянную трудовую книжку рекомендуется по нескольких причинам, главными из которых являются:

• необходимость документа при приеме на работу;
• возможность подтверждения трудового стажа.

Если гражданин желает устроиться на официальную должность, то любой наниматель потребует от него предъявления оригинала трудовой, либо ее дубликата. Не беспокоиться об упомянутом документе можно только лицам, для которых получаемое место работы станет первым в карьере.

Согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовую самостоятельно или получить ее от соискателя, в противном случае его ждет административное взыскание.

Для новоиспеченного сотрудника никакой ответственности за несвоевременное предъявление такого документа не предусмотрено.

Еще совсем недавно трудовая книжка считалась документальным подтверждением стажа, однако с приходом современных технологий такие сведения хранятся в специальном архиве Пенсионного фонда РФ.

Маловероятно, но все же если информация о профессиональной деятельности по каким-либо причинам исчезнет из электронной базы данных представленной организации, то самым простым способом восстановления сведений станет предъявление трудовой книжки.

Таким образом, при утере рассматриваемого документа стоит незамедлительно заняться его восстановлением и как можно быстрее получить дубликат. Эта мера позволит документально подтвердить накопленный стаж, а также избежать дополнительных трудностей при получении официальной работы.

Источник: https://kadryprof.ru/kadrovyj-uchet/trudovaya-knizhka/kak-vosstanovit-trudovuyu-knizhku-esli-ona-uteryana.html

Что следует делать предприятию в связи с утерей трудовых книжек работников и как их восстановить

При помощи трудовой книжки соискателя работодатель может узнать о нем многое: опыт работы на той или иной должности, трудовые перерывы и прочие карьерные перемещения.

Этот документ ведется на том предприятии, которое считается основным рабочим местом, и ответственность за его заполнение и хранение несут работодатель и работник кадрового отдела.

Потеря трудовой книжки чревата многими проблемами не только для ее владельца, но и для лица, которое обязано обеспечивать ее сохранность. Что делать предприятию в связи с утерей трудовой книжки работника, и как сотруднику ее восстановить?

Ответственность нанимателя за сохранность трудовых книжек

В том случае, если работодатель нарушил установленные Трудовым кодексом правила заполнения и хранения трудовых книжек, он понесет наказание в соответствии с законодательством России.

• Юридическое лицо – административный штраф от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности организации на три месяца.
• Должностное лицо – штраф от одной до пяти тысяч рублей.
• Должностное лицо с повторным правонарушением хранения трудовых книжек – запрет деятельности сроком от одного до трех лет.
• Индивидуальный предприниматель – штраф от одной до пяти тысяч рублей или приостановление деятельности организации на срок 90 дней.

Потеря трудовой книжки из-за халатности работодателя

К юристам нередко обращаются с вопросом о том, что делать, если на работе потеряли трудовую книжку. Прежде чем дать ответ, специалист должен разъяснить несколько ситуаций.

В период трудовой деятельности человека в какой-либо организации его трудовая книжка хранится в кадровом отделе.

Сотрудник кадровой службы не имеет права выдавать работникам трудовые книжки по их просьбе, так как законом обозначено, что данный документ отдается владельцу только после его увольнения. Если кадровик отдал его сотруднику по личной просьбе, то он нарушил правила ТК РФ.

Если на работе потеряли трудовую книжку, первое, чего не стоит делать, – это паниковать, так как ее очень просто восстановить. Вначале наниматель должен сообщить работнику об этом инциденте и после предоставить ему дубликат документа.

Оформление дубликата

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации.

Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности.

То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).

Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.

Судебная практика

Восстановление утерянной по вине нанимателя трудовой книжки не приносит никаких проблем, хоть и требует некоторого времени. Однако на практике известны случаи, когда работодатель намеренно игнорировал факт своей халатности и не спешил оформлять своему подчиненному дубликат документа.

Если на работе потеряли трудовую книжку, и руководство предприятия после увольнения работника отказывается своевременно выдавать ему дубликат, последний обязан обратиться с исковым заявлением в суд и потребовать оформления дубликата и возмещение морального и материального ущерба. Суд классифицирует такие неправомерные действия работодателя как намеренное удержание трудовой книжки и привлечет его к ответственности, установленной законодательством России.

За удержание трудовых книжек наниматель может быть привлечен к административным, материальным, уголовным и дисциплинарным наказаниям. Размер материальной и моральной компенсации устанавливается судом. Кроме этого, он понесет ответственность за допущенную халатность при хранении и учете трудовых книжек своих подчиненных.

Потеря трудовой книжки по вине соискателя

После увольнения с работы кадровая служба организации обязана внести в трудовую книжку бывшего сотрудника соответствующую запись, ссылаясь на распоряжение руководства. После этого документ выдается на руки бывшему работнику, и с этого момента он лично отвечает за его сохранность.

Еще одним решением станет обращение в Пенсионный фонд. Работники фонда также могут помочь владельцу утерянной трудовой книжки с восстановлением данного документа. Однако это будет возможным только при условии, что работодатель делал все необходимые пенсионные отчисления, которые предусмотрены законом.

Другие варианты восстановления трудовых книжек

Сейчас проблема восстановления утерянных трудовых книжек очень актуальна. В последнее время появились компании, которые по просьбе клиентов собирают сведения об их трудовой деятельности и в итоге предоставляют заказчику восстановленный документ. Услуги таких фирм недешевые, однако обращение к ним лишает владельца утерянной трудовой книжки каких-либо проблем и хлопот.

Если потеря документа обнаруживается в момент приема на новое рабочее место, то будущее руководство может предложить нанимателю два варианта:

• оформление новой трудовой книжки (хорошее решение в том случае, когда в утерянном документе содержится незначительный трудовой стаж);
• предоставление помощи при оформлении дубликата.

Во втором варианте работник должен самостоятельно посетить предыдущие места работы и взять копии распоряжений (приказов) о его приеме/переводе/увольнении. Далее на основании этих документов кадровик с нынешнего места работы оформляет дубликат.

Также решением станет посещение бывшего рабочего места (если оно является единственным) с просьбой о выдаче дубликата. В этом случае работодатель принимает заявление бывшего сотрудника при утрате трудовой книжки, передает его копию в кадровый отдел, где производится оформление дубликата.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/chto-sleduet-delat-predpriyatiyu-v-svyazi-s-uterej-trudovyx-knizhek-rabotnikov-i-kak-ix-vosstanovit.html

Что делать, если потерял трудовую книжку

Содержание

Рассказать ВКонтакте Поделиться в Одноклассниках Поделиться в Facebook

По закону любой человек имеет право восстановить этот документ. Относительно того, кто виноват в утере, сбор информации о прежнем стаже возлагается на самого работника или отдел кадров. Если руководитель организации отказывается оформлять документ, на него может быть наложен штраф.

Можно ли завести новую трудовую книжку

Допустимы два варианта действий:

• Оформить новую трудовую книжку (ТК). Так можно поступить при небольшом стаже, когда документ утерян по вине работника, и он не хочет тратить время на сбор справок. При этом сведения о страховых отчислениях сохранятся в базе Пенсионного фонда (ПФ). Они будут учитываться при выходе на заслуженный отдых. Если у ПФ нет информации о каких-то интервалах работы, они не будут приниматься в расчет при оформлении пенсии.
• Восстановить утерянную ТК, то есть получить дубликат. Этот вариант уменьшит проблемы при выходе на пенсию или устройстве на работу.

Трудовая книжка содержит следующую информацию:

• Фамилию, имя, отчество владельца.
• Дату его рождения.
• Сведения об образовании.
• Профессию (специальность) владельца.
• Дату заполнения.
• Печать организации, которая оформила этот документ, подпись лица, ответственного за выдачу книжек.
• Сведения о всех местах работы. Сюда относится дата приема и увольнения, ссылка на документы, на основании которых это было сделано и пр.

Что делать при потере трудовой

Восстанавливать или заводить новую ТК при утере нужно потому, что:

• При оформлении на работу человек передает ее в кадровый отдел, где книжка хранится до увольнения.
• ТК необходима при выходе на пенсию. В ПФ могут быть неполные данные о страховом стаже. Особенно это касается трудовой деятельности до 1997 г.

Варианты, когда человек лишается ТК:

• Потеря работником. Если это произошло в интервалах между трудоустройством, то виноват будет сам владелец. Если он был устроен на работу и получил ТК на короткий период (например, для предъявления банку при оформлении кредита), ответственность несет работодатель.
• Утеря отделом кадров. Ответственность будет на работодателе. Если ТК потеряна по небрежности, на руководство организации может быть наложен административный штраф.
• Механические повреждения книжки, которые сделали ее недействительной (невосполнимые разрывы, обгорание страниц и пр.). Относительно того, был или нет трудоустроен владелец документа на момент утери, ответственность будет на организации или самом человеке.

По вине работника

Человек сам собирает всю информацию, которая необходима для оформления документа, при этом поиск сведений включает:

• Обращение к прошлым работодателям.
• Отсылку запросов в архивы.
• Запрос справок в ПФ о произведенных отчислениях.

Потеряли в отделе кадров

Возможны два варианта развития событий:

• Работодатель признает свою вину. Тогда восстановлением занимается кадровый отдел предприятия. Законом на подготовку дубликата отводится 15 дней.
• Работодатель отказывается признать свою вину. Тогда работнику нужно обратиться в суд. При удовлетворении иска юрлицо обяжут восстановить трудовую книжку и возместить моральный ущерб. Дополнительно на него может быть наложен штраф за административное нарушение. Его размер составляет 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц.

Куда обращаться

• Трудоустроенным. В кадровую службу по месту текущей работы. Вне зависимости от того, кто виноват в утрате.
• Лицам без работы. В кадровый отдел по месту последнего трудоустройства. Если эта организация прекратила деятельность, то стоит найти работу, и получить ТК на новом месте.

Восстановление трудовой книжки

Для этого необходимо:

1. Написать заявление о выдаче дубликата.
2. Обратиться в отдел кадров.
3. Предоставить необходимые документы. Количество справок может отличаться.
4. Дождаться изготовления дубликата. Проверить документ. При обнаружении ошибок сообщить о необходимости их исправления.
5. Получить на руки готовый дубликат.

Когда предприятие ликвидировано

Получить интересующую информацию двумя путями:

• По запросам в архивы.
• Обращением в Пенсионный фонд. Человек получит не подтверждение стажа, а справку о перечислении страховых взносов работодателями. Информация об интервалах трудовой деятельности будет косвенной.

Если есть копия документа

Из законодательства следует, что даже заверенная копия не имеет юридической силы, поэтому такой документ можно использовать только в информационных целях. Например, это может быть подготовка запросов в организации, где владелец ТК прежде трудился.

Если работодатель отказывается предоставлять информацию

Человек может обратиться в суд или прокуратуру. Руководителя организации обяжут выдать работнику документ о подтверждении отработанного стажа. Другим способом получения справки будет обращение в архив за требующейся информацией.

Необходимые документы

Действующее законодательство не определяет, какие конкретно бумаги должны быть предоставлены для выдачи дубликата. Пакет необходимой документации меняется в зависимости от ситуации – в скольких местах человек трудился до момента утери ТК.

Если одно место работы

Из документов необходимо подготовить только заявление о выдаче новой книжки. Вся остальная информация, которая нужна для оформления дубликата (должность заявителя, дата приема на работу и пр.), уже есть в распоряжении отдела кадров.

Если несколько мест работы

Заявление об оформлении дубликата необходимо дополнить:

• Справками с предыдущих мест работы. Они должны содержать дату начала трудовых отношений и увольнения, должность и номер приказа.
• Заверенной копией ТК (если она есть).
• Другими документами, подтверждающими стаж – выписками из приказов о приеме в организацию, увольнении, договорами с работодателями и др.
• Справками из архива. Они потребуются, если предприятие уже прекратило работу.
• Справками из ПФ, если нет других вариантов подтверждения стажа.

Заявление на восстановление трудовой книжки

В нем необходимо указать:

• Должность руководителя организации, его фамилия, имя и отчество.
• Такую же информацию о заявителе.
• Причины, по которой ТК была утеряна.
• Просьбу о выдаче ее дубликата.
• Список прежних мест работы. По каждому указать название организации, должность, даты приема и увольнения, данные документа, который подтверждает это.
• Перечень справок, которые приложены к заявлению.
• Дату составления, подпись, расшифровку.

Кто заполняет дубликат

Этим занимается отдел кадров по месту подачи заявления:

• Текущей работы – для трудоустроенных.
• Последней организации, где человек трудился – для безработных.

Видео

Источник: https://sovets.net/21341-cto-delat-esli-poteral-trudovuu-knizku.html