Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохожденияЧитать так же:  Привлечение к ответственности при банкротстве

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохожденияОбразец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохожденияЧитать так же:  Водный налог

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  Бухгалтерский учет расчетов с подрядчиками

  • План передачи дел
  • В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
  • Передаче подлежит следующее:
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  1. Срок передачи: до «__» ___________20__г.
  2. Передачу оформить Актом приемки-передачи.

  3. Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее.

Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Источник: https://zakonoved.su/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Прием-передача дел и документов при увольнении бухгалтера

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохожденияСогласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел. Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов, завершаемую подписанием акта.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договора проходит на общих основаниях:

  • по собственному желанию;
  • инициативе руководства;
  • причинам, сопряженным с материальной ответственностью.

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

  • объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
  • субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

  • статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
  • сроки проверки, передачи дел;
  • члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
  • сведения о принимающей дела стороне;
  • подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • данные об учетной политике компании;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы, касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.
Читайте также:  Надбавки к заработной плате, их разновидности и введение на предприятии

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи.

После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года.

Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом  еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

  • Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
  • Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.
  • Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Источник: https://lavnikpartners.com/articles/priem-peredacha-del-i-dokumentov-pri-uvolnenii-buhgaltera/

Передача дел при увольнении сотрудника: нюансы оформления

Когда человек уходит по собственному желанию, у него редко остаются силы, время и рвение делать что-то ради компании, которую он покидает.

Если же его просит покинуть место сама компания, у человека еще меньше желания и мотивации делать что-то во благо предприятия. И тогда взаимные обиды и недовольства мешают общему делу.

Но если правильно организовать процесс передачи дел, можно избавиться от массы проблем. Главное, чтобы этот процесс был максимально легким и не обременяющим для уходящего работника, а также полным и понятным для принимающего.

Якорь: #1Что говорит закон?

Передача дел и документов – обязательная процедура только для руководителей, бухгалтеров и материально ответственных лиц. Ее также назначают сотрудникам, которых переводят, перемещают или увольняют с необходимостью передачи по акту приема-сдачи новому сотруднику.

Эти моменты прописаны в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

При этом Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК) не конкретизирует процедуру передачи дел, поэтому у сотрудников и возникают вопросы. 

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Остальные работники не обязаны проходить процедуру оформления передачи дел сотруднику при увольнении, если в их должностной инструкции не прописан этот момент.

Впрочем, даже если и прописан, но работник отказывается выполнять этот пункт, привлечь его к ответственности никак нельзя.

Дело в том, что в этом случае отказ будет восприниматься как ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК).

Что в этом случае делать работодателю? Постарайтесь заранее разузнать отношение к этому вопросу уходящего сотрудника.

Если он настроен воинственно и агрессивно, следует издать приказ о создании комиссии по приему дел и документов от уходящего работника.

Комиссия выяснит, какие бумаги находятся в его распоряжении, какие из них завершены, а какие еще в стадии работы, и поможет определить недостающие дела и документы, полученные работником ранее.

Якорь: #2Документальное оформление передачи дел и бумаг

Важно, чтобы этот процесс был оформлен документально и подтвержден распорядительным документом руководителя компании. Чаще всего это распоряжение или приказ.

В приказе должна присутствовать следующая информация:

  • причина передачи дел;
  • данные о том, кто перенимает дела и бумаги (ФИО, должность, структурное подразделение);
  • сроки проведения приема-передачи дел;
  • данные о лицах, которые участвуют в приеме-передачи дел.

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Якорь: #3Каким должен быть акт приема-передачи?

Оформлять этот документ необходимо по требованиям пп. 111–116 Инструкции № 4. Есть перечень важных моментов, которые следует соблюдать при создании документа.

  1. Дату акта должен проставлять тот, кто его подписывает.

  1. В акте следует указывать не только спектр необходимых для выполнения работ и сроков их проведения (в констатирующей части), но и привести всех лиц (во вводной части), причастных к составлению акта и присутствующих при его сдаче.

  1. В конце документа обязательно указывают, сколько экземпляров акта подписано. Например:

  • Составлен в 3 экземплярах:
  • 1-й экз. – в дело № 3-7;
  • 2-й экз. – директору предприятия;
Читайте также:  Зарплата: на сколько могут задержать и что грозит работодателю за задержку?

3-й экз. – в бухгалтерию.

В акте должны стоять подписи всех, кто принимал участие в составлении документа. Если у кого-то есть замечания к нему, возле подписи следует сделать пометку «замечания прилагаются», и приложить документ с нюансами на отдельном листке.

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Смотрите образец акта приема-передачи дел.

Продолжение статьи читайте после приобретения платного доступа к порталу!

Источник: https://aqm.by/stati/hr/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika-nyuansy-oformleniya/

Акт передачи дел при увольнении: порядок процедуры составление акта

Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

  1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
  2. Увольнение материально-ответственного лица.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

Процедура несложная:

  1. для начала процесса необходимо создать комиссию — издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
  2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
  3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
  4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
  5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • положение о материальной ответственности;
  • порядок проведения инвентаризации.

Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

Что указывается в акте передачи

Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:

  • дата составления;
  • место, где происходит процедура;
  • ФИО и должности сторон;
  • в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе;
  • формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню;
  • кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».

Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.

Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.

  Увольнение: какие документы обязан предоставить работодатель

Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.

Образец акта передачи дел при увольнении

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

  • учредительную документацию;
  • первичку;
  • в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии;
  • доверенности;
  • договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).
  • Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.
  • Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения
  • При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.

Особенности передачи дел главного бухгалтера

Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:

  • первичные бухгалтерские документы;
  • балансовые отчеты;
  • статистические отчеты;
  • налоговые декларации;
  • журналы учета;
  • годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность;
  • наличные деньги, чековые книжки, денежные документы;
  • бухгалтерские реестры;
  • уставные документы;
  • ценные бумаги;
  • штампы, печати, ключи от сейфов.
  1. В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.
  2. Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения
  3. Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.

Законодательная база

Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.

Источник: https://truddogovor.ru/kak-pravilno-peredat-dela-pri-uvolnenii/

Как передать дела при увольнении

Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.

Цели следующие:

  • гарантия непрерывности рабочего процесса;
  • возможность показать предстоящий объем работы;
  • оценить текущее состояние дел;
  • установление границ ответственности.

На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».

Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:

Образец плана передачи дел при увольнении

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Скачать

Кого касается

Участников обычно двое: увольняющийся сотрудник и вновь принятый. Бывают исключения. Если замена не найдена, то принимать дела будет любой работник, назначенный приказом руководителя.

На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы.

Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала.

Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.

1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов».

Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично).

То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет.

Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Чем регламентируется

Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.

Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-peredat-dela-pri-uvolnenii

Как оформить передачу дел при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как оформить передачу дел при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В обычаях делового оборота всё большую популярность приобретают рекомендации от прежних работодателей при устройстве на новое место работы. Рекомендации могут быть выданы работнику в письменном виде по его просьбе или получены устно, уже в процессе трудоустройства. Кадровик или руководитель на новом месте может связаться с компанией, указанной в резюме как предыдущее место работы.

Прием-передача кадровой документации — это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации.

Особенности ухода главного бухгалтера

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Читайте также:  В течение какого времени перечисляют больничный: требования к оформлению

Дело все в том, что главный бухгалтер — это второй человек в компании после руководителя. Он имеет доступ к финансам, кассовым аппаратам и важным документам. При увольнении такой сотрудник должен передать свои дела либо начальнику, либо человеку, которого наняли на замену уходящему.

Прием-передача дел бухгалтерами Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия — в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал?

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Особенности увольнения директора

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Однако практика показывает, что он проходит такие стадии: • Составляется приказ о передаче дел при увольнении.• Проведение инвентаризации подотчетной документации.• Проверка документации.• Сама передача.• Составление акта передачи дел и приеме документов.

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве.

Приказ о передаче дел при увольнении сотрудника

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

  1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при увольнении по собственному желанию законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
  2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при увольнении по сокращению штата. Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
  3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному заявлению невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки увольнения по соглашению освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
  4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон. Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Если трудовой договор с бухгалтером расторгается по инициативе работодателя из-за смены собственника имущества, период, который отводится на проведение операции, существенно увеличивается.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Действующее законодательство разрешает организации самостоятельно определить процесс проведения процедуры. Для этого работодатель должен издать приказ.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Передача дел при увольнении сотрудника осуществляется только тогда, когда он занимал такую должность, которая имела несколько особенностей, например, руководил чем-то или был связан с оборотной ведомостью. Технологически тяжёлые условия, например, управление автоматизированной линией производства, тоже иногда накладывают соответствующие обязательства на уходящего специалиста.

Законодательная база — есть ли требования по оформлению? Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить.
Увольнение главного бухгалтера и оформление приемки-передачи дел Ирина Янукович, директор ЧУП «ПиК-аудит» Главный бухгалтер – одна из ключевых должностей в любой организации.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Недавно я разговаривал с одним топ-менеджером и узнал подробности того, как он принимал дела у своего предшественника.

В подобном конфликте бывают задействованы две стороны: лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.

Как оформить передачу дел при увольнении работника?

Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче? Ответ: В случае увольнения прежнего главного бухгалтера работодателю желательно, чтобы новый главный работник участвовал в сдаче дел и материальных ценностей увольняющегося работника и принял дела.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

Обязан ли работник передавать дела?

Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией).

Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах.

Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении

Когда приказ составлен, главный бухгалтер, который отходит от дел, должен ознакомиться с бумагой. К дате, которая присутствует в документации, требуется закончить выполнение всех учетных процессов.

Приложениями к акту выступают те документы, которые подтверждают успешное прохождение проверки. Их перечень можно оформлять как в виде списка, так и таблицей, где в одной графе будет наименование, а в другой — количество папок, которое этот пункт занимает.

  • Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.
  • Кроме того, если по законодательству полагается денежная компенсация по той статье, которая записана в трудовой книжке как причина увольнения, она должна быть выплачена в кратчайший срок.
  • В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик.

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.

Как грамотно принять дела у своего предшественника при его увольнении Передача дел – очень важный момент при уходе сотрудника. К сожалению, мало кто из работодателей уделяет ему достаточно внимания.

Сотрудники, занимавшие должности, связанные с управлением складом, должны перед увольнением отчитаться перед бухгалтерией и лично главным бухгалтером. Он проверяет соответствие приходно-расходных ведомостей и принимает окончательное решение по конкретному случаю.

Он составляется в 3 экземплярах. Одна копия бумаги остается в бухгалтерии организации. Две других экземпляра передаются должностному лицу, которое покидает компанию, и его преемнику, назначаемому на должность. Бумаги нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Источник: https://911avtorazbor.ru/transportnoe-pravo/8838-kak-oformit-peredachu-del-pri-uvolnenii.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector