Акт приема-передачи документов при смене директора, его необходимость и правила оформления

На любом предприятии директор считается самой важной фигурой, так как он обладает правом первой подписи, а также располагает всей информацией, касательно основных текущих дел и хранит важные документы.

Но бывают ситуации, когда необходимо осуществить передачу управления предприятия другому лицу. В этом случае следует оформить соответствующий акт приема-передачи.

В данной статье будут рассмотрены основные вопросы, касательно подобного документа.

Сама процедура смены состоит из двух этапов:

• передача документации и имущества;
• оформление акта приема-передачи, как документального подтверждения проведенной процедуры.

Главной из этих этапов является передача всех дел новому руководству компании. Под передачу подпадают документы организации, а также ее имущество.Поскольку директор является материально ответственным лицом, данную процедуру следует проводить только после полной инвентаризации всего имущества организации.

Поскольку акт приема-передачи не имеет четко регламентированной формы, то при его составлении необходимо проконсультироваться с юристом, чтобы в будущем избежать неточностей и упущений. Только тогда можно быть уверенным, что данный документ будет составлен правильно и без ошибок.

Затем необходимо пройти следующий алгоритм действий:

1. созвать общее учредительное собрание;
2. составить протокол собрания. Вместо него допускается издание соответствующего приказа;
3. оформить решение о cмене директора учреждения;
4. передать сведения о смене руководителя в налоговую службу;
5. составить акт приема-передачи.

В налоговую службу при смене руководства нужно подать следующую документацию:

• заявление в ИФНС. Оно должно быть нотариально заверенным;
• соответствующее решение, которое было принято на собрании всех участников.

Следует знать, что именно решение участников собрания является основанием для проведения смены руководства. При этом необходимую документацию для проведения изменений в связи с уходом руководителя, директор подает самостоятельно.

Таким образом, моментальная замена директора по действующему законодательству невозможна.

При необходимости одновременной замены руководства компании и его соучредителей процедура осуществляется двумя вариантами:

1. первый – меняют состав соучредителей и только потом руководства;
2. второй – старый состав учредителей назначает новое начальство, а только потом проводится замена соучредителя (соучредителей).

На законодательном уровне сам процесс смены руководителя не определен. Поэтому процедура может происходить в произвольной форме, но обязательно в письменном виде. Письменным подтверждением данной процедуры является акт приема-передачи.

Он представляет собой двусторонний документ, так как подписывается двумя руководителями (старым и новым). Поэтому его составляют в двух подлинных экземплярах. Иногда для его составления формируется специально уполномоченная для этого комиссия. В нее входят сотрудники компании. На усмотрение сторон, он может дополняться фотографиями, протоколами осмотра и т.д.

Содержание акта

Самым главным документом, как уже указывалось выше, является акт о приеме и передачи. Для его оформления существует типовой образец или бланк.

Он находится у юридических компаний, которые осуществляют оказание подобного рода услуг. Также с образцом можно ознакомиться на соответствующих порталах в интернете.

Оформление документа проводится секретарем и подписывается главой проведенного собрания и двумя руководителями.

Содержание акта определяется характером и структурой передаваемых дел, а также родом занятия и масштабностью организации. При этом, вне зависимости от ситуации, он должен быть четким и детализированным.

Акт оформляется с целью фиксации списка передаваемых хозяйственных документов от старого к новому руководству. Это делается для того, чтобы при возникновении спорных моментов имелась четкая граница между «старым» и «новым» директором. Следовательно, львиную долю в акте будет занимать перечень передаваемой документации.

В этот перечень входят следующие типы документов (только оригиналы):

• учредительные;
• банковские;
• лицензии;
• подтверждающие права конкретной организации на определенное имущество (договоры, свидетельство, выданное на обладание правом собственности и т.д.);
• печать компании, ее факсимиле, штампы, бланки.

В этот список также могут входить:

• протоколы проведенных неспециализированных собраний и заседаний;
• свидетельства, выданные при краже кодов и номеров;
• свидетельства, подтверждающие постановку на учет и внесения нужных записей в госреестр;
• дополнительные кредитные договоры и соглашения с банками или другими кредитными компаниями;
• соглашения, составленные с подрядчиками, агентами, поставщиками и т.д.;
• соглашения, заключенные с банками на обслуживание;
• справки и распоряжения по всем работающим сотрудникам;
• заявления сотрудников;
• трудовые соглашения;
• соглашения, выданные при оформлении материальной ответственности;
• документы реализации (акты, издания фактур, накладные, счета-фактуры и т.д.).

Иногда в этот список включают:

• бухгалтерские отчеты и ведомости;
• соглашения, оформленные с клиентами;
• налоговые декларации;
• документация, оформленная по охране труда, пожарной безопасности, технике безопасности и т.д.;
• документация по поставкам;
• учетные регистры;
• вся кассовая документация;
• переписка, ведущаяся с национальными и муниципальными властями, контролирующими органами.

Весь этот перечень считается условным и приблизительным, он может претерпевать изменения в зависимости от ситуации.

По содержанию акт можно разделить на три части:

1. вводная. Она содержит информацию о времени и месте проведения процедуры, названии компании. Сюда также заносятся ФИО глав собрания;
2. описательная. Данная часть содержит перечисление передаваемых хозяйственных документов. Также сюда вписываются передаваемые ключи (включительно и от сейфов, кабинетов, банковских ячеек и т.д.), все контакты деловых партнеров организации и пр.;
3. заключительная. Содержит список ФИО всех граждан, которые находились на собрании в момент составления и подписания акта. Также они оставляют свои подписи, а в конце ставится печать организации.

Помимо этого, акт может содержать описание определенных проектов или дел, находящихся в исполнении директоров. В него также могут заноситься условия, установленные для хранения ценных вещей и документации.

Видео «Документы при смене генерального директора»

На видео представитель юридической компании рассказывает о процедуре смены директора компании и о документах, которые необходимо иметь для этого.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:8 (800) 777-08-62 доб. 146 P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/akt-priema-peredachi-pri-smene-direktora-2220/

Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить?

• Смена руководителя предприятия, вне зависимости от повода и обстоятельств увольнения, сопровождается передачей дел.
• Насколько законно требование о сдаче полномочий с оформлением акта, в какие сроки должна завершиться передача документов, как правильно оформить акт передачи дел при увольнении генерального директора?
• На все эти вопросы дадим полный ответ в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Оформление документов

Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:

Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв.

Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, в случае, если директор является материально-ответственным лицом.

Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.

Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ.

Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст.

280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.

Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.

Что должен передать и кому?

Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:

• учредительные документы компании (оригиналы и при наличии – заверенные нотариусом копии);
• банковские документы;
• правоустанавливающие документы на недвижимое имущество, а также договора аренды, субаренды;
• лицензионную документацию;
• печати, штампы, бланки, при наличии – факсимиле;
• результаты последних проверок – аудиторской компанией, налоговой инспекцией и т.п.;
• бумаги о финансовом состоянии фирмы на дату сдачи дел;
• контакты с партнерами, заказчиками, субподрядчиками, поставщиками и т.п.;
• ведомости о проведенной инвентаризации, если уходящий директор был материально ответственен;
• автотранспорт, механизмы, материальную базу;
• ключи (от сейфов, банковских ячеек, кабинетов и пр.);
• ценные вещи, принадлежащие компании и находящиеся в личном пользовании первого лица фирмы (корпоративный телефон, факс, компьютер и пр.).

Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.

Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе.

Как провести?

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст.

35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление.

Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

Приказ

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.

На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Инвентаризация

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п.

, то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение.

Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц.

Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии.

При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании.

Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Что за документ?

Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:

«Передаются:

• учредительные документы – устав ООО, …
• правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
• печать ООО гербовая – 1 шт.;
• штамп угловой – 1 шт.»

Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.

Перечислить следует подробно все, что оставляет после себя бывший босс. После списка передаваемых дел и вещей необходимо четко указать: «Перечисленные предметы, дела сдал такой-то» – и ФИО с подписью и расшифровкой почти бывшего руководителя, принял такой-то – и те же данные в отношении принимающей стороны.

Подписать акт должны и присутствующие граждане.

Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?

Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.

В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 577-03-76 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/uvolneniya-personala/directora/peredacha-del.html

Акт приёма-передачи документов. Образец заполнения 2019-2020 года

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

• При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
• Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
• 
• После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Акт приема-передачи документов при смене директора: образец в 2020 году

Смена директора -— стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

статью ⇒ Увольнение генерального директора в 2020.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи	Что включают
Шапка	Датировка и место оформления документа
Основание составления акта (дается ссылка)	Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта	Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации	ФИО присутствующих учредителей (рекомендовано 3 человека)
Суть вопроса	Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы)	Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию: ·         учредительную; ·         кадровую; ·         бухгалтерскую; ·         с включением материально-—товарных ценностей, ·         штампов, печатей и др.
Подписи	Акт подписывают: бывший и избранный директор; а также главбух и иные уполномоченные лица

Примерный бланк акта приема-передачи дел при смене директора

Распространенные ошибки в оформлении акта приема-передачи при смене директора

Типичные ошибки	Корректировка
Не прописано место издания (либо оформления) акта	Данный реквизит является обязательным, указывается в шапке. Записывается населенный пункт, где составлялся (издавался) акт
У документа отсутствует заголовок	1.      Стандартно заголовок указывается во всех документах формата А-4. 2.      Он должен быть коротким, четким, соответствовать смысловому содержанию текста. 3.      Записывается без кавычек и точки в конце. 4.      В рассматриваемом варианте заголовок звучит так: Акт № приема-передачи дел при смене директора
В шапке записано сокращенное название организации («Василек»)	Название прописывается полностью согласно уставным документам общества. Допускается под полным названием записывать его в скобках сокращенно. Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Василек» (ООО «Василек»)

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд  настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -— 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

• Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора
• В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.
• По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей -—
6. Приказы по личному составу -—
7. Личные дела -—
8. Личные карточки -—
9. Договоры с контрагентами -—
10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Пример составленного акта приема-передачи дел

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -— Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -— члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).

статью ⇒ Как сделать запись в трудовую книжку об увольнении. 

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Когда проводится инвентаризация документации при смене директора, и где зафиксировать отсутствие документов?

Оптимальный вариант проведения инвентаризации всех документов вкупе с наличествующим имуществом -— до передачи их новому директору. Если результат проверки покажет нехватку каких-либо документов, этот факт отображается обязательно в акте (приложении к нему).

Вопрос №2: Какие последствия ожидают бывшего директора, если при нем не оформлялась передача документации новому руководителю по акту?

Собственно факт отсутствия акта приема-передачи документации не влечет за собой никаких серьезных последствий. К ответственности за это никого не привлекают. Обоснование: законодательно порядок передачи дел не регламентирован. Отсутствуют даже разработанные утвержденные формы самого акта.

Но, следует понимать, что директор -— материально-ответственное лицо. На нем лежит вся полнота ответственности за деятельность в рамках трудовых отношений по части утери документации, ценностей, допущении нарушений. Самоочевидно, своевременное письменное документирование передачи дел позволит значительно облегчить ведение хозяйственной деятельности.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/akt-priema-peredachi-dokumentov-pri-smene-direktora/

Акт приема передачи при смене директора образец

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

Руководитель является материально – ответственным лицом.

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

• Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.
• Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.
• Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

Лица с правом подписи

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

1. Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.
2. Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.
3. Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.
4. По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.
5. Оформляется право подписи:

• приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

• генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

• Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.
• Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.
• При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

Что делать, если меняются должностные лица

1. При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.
2. Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

3. К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.
4. После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.
5. Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

6. В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.
7. Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

8. Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.
9. Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

10. Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.
11. Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.
12. Акт составляется обычно в двух экземплярах.
13. Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

14. Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.
15. Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

16. В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

17. При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.
18. По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

1. Вводная часть.

• В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.
• Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).
• Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

2. Описательная часть.

Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

3. Заключительная часть.

1. Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.
2. После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.
3. В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).
4. На подписи ставят печать предприятия.
5. Образец:
6. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
7. при смене директора
8. г. Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года

В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

комиссия в составе:

Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

юрисконсульт Дубров П.Н.

В присутствии:

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено:

Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
4. Оригиналы лицензий (5л.);
5. Печать организации (1шт.);
6. Штамп (1шт.);
7. Бланки (500 экз.);
8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
9. Оргтехника (1 компьютер).

Примечания:____________________________________________

________________________________________________________

Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

подпись Дубров П.Н.

Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

подпись Волков И.Р.

Печать предприятия.

 Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

• В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.
• С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.
• Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.
• В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.
• Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.
• В банк представляют следующие документы:

• свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
• выписку из единого реестра;
• протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

• устав предприятия;
• ИНН и другие.

1. На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.
2. Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.
3. Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.
4. Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

Источник: https://vse-o-trude.ru/akt-priema-peredachi-pri-smene-direktora-obrazec/

Смена директора. Составляем акт приема передачи дел

Акт приема передачи дел при смене директора – документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора, а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому.

В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

Список документов в описательной части акта приема передачи дел обычно выглядит следующим образом:

• учредительные документы предприятия, протоколы общих собраний и заседаний;
• свидетельства о присвоении номеров и кодов, постановке на учет, внесении записей в Гос. Реестр;
• договоры об обслуживании с банками, в которых открыты расчетные счета предприятия;
• кредитные договоры и дополнительные соглашения с банками и другими кредитными организациями;
• приказы и другие организационно-распорядительные документы (справки, распоряжения и т.д.);
• приказы по сотрудникам (прием на работу, переводы, увольнения и т.д.), трудовые договора, заявления сотрудников, карточки Т 2, договора о материальной ответственности и т.д.;
• договора с контрагентами, подрядчиками, поставщиками и т.д.;
• договора с покупателями (клиентами); документация по учету основных средств предприятия;
• документация по реализации (журналы фактур, акты, счета-фактуры, накладные и т.д.);
• документация по поставкам; налоговые декларации;
• бухгалтерские отчеты и ведомости; учетные регистры; 
• кассовая документация (кассовые книги, журналы, платежные ведомости, РКО, ПКО и т.д.);
• документация по учету НДФЛ; документация по персонифицированному учету;
• документация по учету зарплаты;
• ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печати;
• документация по пожарной безопасности, технике безопасности и охране труда и т.д.;
• переписка с контролирующими органами, муниципальными и государственными органами власти; 
• книга, в которой отражены движения трудовых книжек.

Одновременная смена директора учредителя

В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

• Первый вариант – изменяют состав учредителей, а затем производят смену директора.
• Второй вариант – старым составом участников назначают нового руководителя, а затем производят смену учредителя (или нескольких учредителей).

Источник: http://www.urself.ru/vnesenie-izmeneniy/akt-priema-peredachi-del-pri-smene-direktora

Передача дел при смене директора

Смена руководителя компании (директора, генерального директора и т.д.) — процедура, требующая особого внимания.

Недочеты в ее проведении могут обернуться для компании серьезными проблемами, вплоть до фактической парализации деятельности.

О практических шагах, которые необходимо предпринять при смене руководителя для обеспечения полной и беспроблемной передачи дел новому руководителю, и пойдет речь в нашем материале.

Процедура смены руководителя компании включает следующие аспекты:

• юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (шаги 1 и 4 в табл. 1);
• трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (шаг 2 в табл. 1);
• фактические аспекты, то есть аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (шаги 3, 5—7 в табл. 1).

Таблица 1. Общая процедура смены руководителя компании

Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги

Шаг 1.	Принятие решения о смене руководителя.
Шаг 2.	Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.
Шаг 3.	Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.
Шаг 4.	Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.
Шаг 5.	Уведомление банка о смене руководителя.
Шаг 6.	Уведомление контрагентов о смене руководителя.
Шаг 7.	Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.
*Разделение на шаги условное. Например, шаги 5—7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.

В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Здесь не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при совершении юридических процедур, а такжесвязанныхе с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.

Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании.

Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета).

Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.

В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.

В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:

• вопрос о прекращении полномочий текущего руководителя компании;
• вопрос о назначении нового руководителя.

Помимо вышеуказанных вопросов, рекомендуем указать в решении основание для расторжения трудового договора с текущим руководителем, а также лицо, уполномоченное на подписание трудового договора с новым руководителем.

Обратите внимание, что согласно п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.

Источник: https://atorcenter.ru/peredacha-del-pri-smene-direktora/