Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.
Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Кто ведет табель в организации
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
- табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.
Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.
Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.
Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.
А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.
Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.
Заполнение табеля рабочего времени
Применяются два способа заполнения табеля:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1 — название организации и структурного подразделения
Шаг 2 — код по ОКПО
- 8 цифр для юрлиц;
- 10 цифр для ИП.
Шаг 3 — номер документа и дата составления
- Номер документу присваивается по порядку.
- Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.
Шаг 4 — отчётный период
Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.
Шаг 5 — информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
- Порядковый номер в табеле.
- Фамилия и должность работника.
- Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц
- В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
- В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
- Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
- В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки
Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней был в отпуске.
Шаг 10 — подписи ответственных лиц
Табель учёта подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
- какой именно вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:
| ОТ | очередной оплачиваемый отпуск |
| ОД | дополнительный оплачиваемый |
| ДО | административный (без сохранения ЗП) |
| У | учебный с сохранием ЗП |
| УВ | учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
| УД | учебный без сохранения ЗП |
| Р | по беременности и родам |
| ОЖ | по уходу за ребёнком до 3 лет |
| ОЗ | без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
| ДБ | дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
| Я | работа в дневное время |
| Н | в ночное время |
| РВ | работа в выходные и праздники |
| С | сверхурочная |
| ВМ | вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
| К | служебная командировка |
| ПК | повышение квалификации с отрывом от труда |
| ПМ | повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
| Б | временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
| Т | временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
| ЛЧ | сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
| ПВ | вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
| Г | неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
| ПР | прогул без уважительных причин |
| НС | режим неполного рабочего времени |
| В | выходные и праздничные нерабочие дни |
| ОВ | дополнительный оплачиваемый выходной |
| НВ | дополнительный неоплачиваемый выходной |
| ЗБ | забастовка |
| НН | невыясненная причина неявки |
| РП | простой по вине работодателя |
| НП | простой по не зависящим ни от кого причинам |
| ВП | простой по вине работника |
| НО | отстранение от работы (оплачиваемое) |
| НБ | отстранение без сохранения ЗП |
| НЗ | приостановка работы при задержке ЗП |
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):
| 2000 | трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) |
| 2010 | выплаты по гражданско-правовым договорам |
| 2012 | отпускные |
| 2300 | больничное пособие |
| 2530 | оплата в натуральной форме |
| 2760 | материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию |
| 3020 | проценты по вкладам |
Заполненный образец табеля рабочего времени
Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls
Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13
Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12
Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya
Табель учета рабочего времени: образец формы Т-12
В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Основное назначение
Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.
Назначение этого документа двойное:
- Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
- Получить данные по неявкам за аналогичный период.
Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.
| бухгалтер | расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др. |
| представитель ФНС | инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база |
| сотрудник ФСС | отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком) |
| работник трудовой инспекции | инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих |
| представитель Росстата | сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4 |
Форма: бланк и образец
Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.
Документ состоит из 3 основных частей:
- На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
- Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
- И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.
Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.
Порядок ведения
Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.
В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.
В общем случае порядок выглядит так:
- Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
- После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
- После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
- Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.
Как заполнять табель: пошаговая инструкция
При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
- трудящимся неофициально;
- внешним совместителям;
- работающим на основании гражданского договора.
Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.
Титульный лист
Здесь фиксируются такие сведения:
- Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
- Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
- Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Табличная часть
Здесь нужно заполнить все графы:
- Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
- Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
- Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
- В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
- 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
- В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
- Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
- В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
- Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
- В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
Сведения для расчета зарплаты
Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:
- Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
- Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).
- Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.
- Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.
- В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
- лицо, ведущее документ (если таковой есть)
- представитель отдела кадров;
- начальник подразделения.
Видео инструкция по оформлению
Видео комментарий по заполнению:
Дополнительный лист
Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:
- Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
- Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).
В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).
Суммированный учет: особенности расчета
Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:
- работают круглосуточно, посменно;
- используют гибкий график;
- организуют вахтовый метод работы.
Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.
Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).
Нестандартные ситуации: что делать
В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:
- Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
- Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
- Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
- Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».
Как внести изменения
Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.
При этом существуют 2 способа внесения исправлений:
- Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
- Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.
- При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:
- Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.
Ответственность за некорректное ведение
Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.
Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:
- Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
- Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.
В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки.
Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог.
Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).
Скачать образцы бланков:
- Бланк формы Т-12 (word)
- Заполненный образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (word)
- Пустой бланк формы Т-13
Поделиться ссылкой:
(2
Источник: https://2ann.ru/obrazec-zapolneniya-formy-t-12-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/
Табель учета рабочего времени: бланк, образец и правила заполнения форм Т-12 и Т-13
На основании табеля учета рабочего времени работодатели начисляют зарплату своим работникам. На практике используют две унифицированные формы документа — Т-12 и Т-13. Рассмотрим бланки, образцы их заполнения в бумажном виде, а также порядок заполнения в программе БухСофт.
Основные функции документа
Работодатель обязан вести учет рабочего времени своего персонала (ст. 91 ТК РФ). Согласно трудовому законодательству продолжительность работы в неделю не должна превышать 40 астрономических часов. Отработанное время отражают по каждому работнику в табеле учета рабочего времени.
Воспользуйтесь этими документами для заполнения табеля учета рабочего времени. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Есть два основных способа подсчета рабочего времени. Приведем их в таблице 1:
Таблица 1. Виды подсчета рабочего времени
| Способ | Когда применяют |
| Поденный | При пяти- и шестидневной рабочей неделе |
| Суммированный | Если технология работы предусматривает отличную от установленной продолжительность дневной или недельной работы |
Для кого заполнение табеля рабочего времени — обязанность?
Как правило, это делают специалисты отдела кадров на основании приказа директора.
В небольших компаниях или у ИП могут назначить любого работника, в частности, бухгалтера.
Программа БухСофт учитывает все эти нюансы. Она автоматически заполнит табель и выведет его на печать. Благодаря удобному интерфейсу, программу может использовать любой работник компании.
Заполнить табель онлайн и скачать ⟶
Разновидности бланков табеля учета рабочего времени
Бланки табеля рабочего времени делятся на два вида:
- Унифицированные. Формы Т-12 и Т-13 утверждены пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Не являются обязательными.
- Разработанные самостоятельно.
В самостоятельно разработанную форму табеля включите все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 402-ФЗ. Закрепите форму в приложениях к учетной политике.
Бланки унифицированных форм табеля учета рабочего времени
Форма Т-12
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда:
Форма Т-13
Табель учета рабочего времени:
Образец табеля учета рабочего времени
- Заполненный образец формы Т-12:
- Заполненный образец формы Т-13:
Способы заполнения
Документ можно заполнять двумя способами:
- Путем регистрации всех явок и неявок работников.
- Регистрировать только отклонения: отпуска, временную нетрудоспособность, иные неявки, сверхнормативную работу и т. д.
Работодатель вправе выбрать любой из них.
Первый метод, как правило, используют при суммированном учете рабочего времени. Если недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие. Можно установить количество всех переработок и недоработок за учетный период.
Второй метод целесообразно использовать, когда продолжительность рабочего дня известна и не меняется. Удобно регистрировать только отклонения. Легко установить количество рабочих часов в каждом рабочем дне.
Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».
Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).
Особенности заполнения
Порядок заполнения регулируют Указания по применению и заполнению форм документации по учету труда (утв. пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Отработанное время указывают:
- в форме Т-12 — графах 4 и 6;
- в форме Т-13 — в графах 4, 15 и 16.
Верхняя строка табеля учета рабочего времени содержит условные обозначения (коды). Нижняя — продолжительность отработанного и неотработанного времени в часах и минутах по соответствующим кодам.
В форму табеля учета рабочего времени можно добавлять дополнительные графы. Они могут потребоваться для информации по режиму работы, который отличается от обычного. Например, для времени начала и окончания смены.
Верхние строки граф 5 и 7 формы Т-12 предназначены для количество отработанных дней. Нижние — для отработанных часов.
В верхней строке также проставляют дни неявки или отклонения. Например, временная нетрудоспособность или отпуск.
Раздел формы Т-12 предназначен для суммы оплаты. В нем также приводят корреспондирующий счет начисления зарплаты персоналу. Как правило, это счета 20, 26, 44, 91. Форма Т-13 для указания информации о зарплате имеет графу 8.
Кодировка
Правила заполнения табеля учета рабочего времени предусматривают кодирование информации. Все коды мы собрали в таблице 2.
Таблица 2. Коды для заполнения табеля
| Расшифровка | Код-буква | Код-цифра |
| Продолжительность работы | ||
| Работа в дневное время | Я | 01 |
| Работа в ночное время | Н | 02 |
| Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Сверхурочная работа | С | 04 |
| Работа вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Сокращенная продолжительность времени для обучающихся | УВ | 12 |
| Сокращенная продолжительность времени против нормальной продолжительности | ЛЧ | 21 |
| Неполное рабочее время | НС | 25 |
| Командировки | ||
| Командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации | ||
| Повышение квалификации | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от производства | ПМ | 08 |
| Отпуск | ||
| Ежегодный отпуск (основной) | ОТ | 09 |
| Ежегодный отпуск (дополнительный) | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением (с сохранением зарплаты) | У | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением (без сохранения зарплаты) | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск за свой счет | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зраплаты | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты | ДБ | 18 |
| Время болезни | ||
| Болезнь при назначении пособия | Б | 19 |
| Болезнь без назначения пособия | Т | 20 |
| Прогулы, неявки | ||
| Вынужденный прогул | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения гос. обязанностей | Г | 23 |
| Прогулы | ПР | 24 |
| Неявки по неизвестным причинам | НН | 30 |
| Выходные дни | ||
| Выходные дни и праздники | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без зарплаты) | НВ | 28 |
| Забастовка | ||
| Забастовка | ЗБ | 29 |
| Простой | ||
| Простой по вине работодателя | РП | 31 |
| Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника | НП | 32 |
| Простой по вине работника | ВП | 33 |
| Приостановка работы при задержке зарплаты | НЗ | 36 |
| Отстранение от работы | ||
| Отстранение от работы с выплатой пособия | НО | 34 |
| Отстранение от работы без выплаты пособия | НБ | 35 |
| Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
| Прохождение медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
| Диспансерное обследование | ДИ | 38 |
| Перерывы для кормления ребенка | КР | 39 |
Приведем примеры:
- Кодировка рабочего времени при сдельной системе оплаты труда:
- Коды перерывов на кормление ребенка:
Пример заполнения табеля рабочего времени
Менеджеру установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. График 2 через 2 по 10 ч. в день. Так он выглядит в июне:
По производственному календарю норма рабочего времени в июне — 159 ч.Чтобы не превысить это количество, некоторые смены сократили до 8 и 9 ч.С 1 по 7 июня менеджер был в командировке. Работодатель не издавал приказ о привлечении к работе в выходной. В командировке менеджер трудится по графику компании, в которую был направлен.
Но при расчете среднего заработка за дни командировки бухгалтер взял количество часов согласно плановому графику.Менеджер находился в пути к месту командировки и обратно 1 и 7 июня. При этом 7 июня является для него выходным. Дни нахождения в пути в выходной для целей расчета зарплаты приравнивают к дням работы в выходной.
Время определяется от момента отправления транспорта до окончания суток выезда. В рассматриваемом примере — 9 ч.
Дни с 8 по 30 июня менеджер отработал в плановом порядке:
Норма рабочего времени в июне:159 ч – (10 ч × 4 дн.) = 119 ч.Исключили время, время работы запланированное на период командировки.Количество времени, фактически отработанного после командировки — 128 ч., что меньше 159 ч. Поэтому доплата за сверхурочные часы не полагается. 128 ч. оплатят согласно окладу.Время, пропущенное в командировке (в том числе дни прибытия и отъезда) составляет 49 ч.:
- 40 ч. оплатят исходя из среднего заработка;
- 9 ч. оплатят как работу в выходной.
Заполнение в программе БухСофт
Программа БухСофт автоматически заполнит табель и выведет его на печать. Благодаря удобному интерфейсу, программу может использовать любой работник компании.
Заполнить табель онлайн и скачать ⟶
Шаг 1. Создать табель за месяц
Зайдите в раздел «Зарплата» (1) и кликните на ссылку «Табель» (2). Откроется окно формирования табеля рабочего времени.
В левом верхнем углу окна вы видите дату, которая определяет период формирования табеля. В поле «График» (3) установите режим работы вашего предприятия, например «Пятидневная рабочая неделя». Далее нажмите кнопку «Списком» (4) и выберете нужное значение.
Если вы укажете «Рассчитать для всех», то табель автоматически заполнится по всем сотрудникам в соответствии с графиком работы.
Если вы выберете «Рассчитать для одного», то табель заполнится только по одному сотруднику, который помечен темным цветом в списке сотрудников.
После выбора режима заполнения табеля откроется окно «Заполнение табеля».
В окне «Заполнение табеля» указан период, за который будет сформирован табель. В поле «график» по умолчанию указано значение «Установленный в табеле» (5). Это означает, что табель заполнится по графику, который вы указали ранее. При необходимости здесь можно выбрать другой график, например «Шестидневная рабочая неделя» или «Индивид график».
Для завершения заполнения нажмите кнопку «Заполнить». Табель сформируется за указанный период по выбранному графику.
Теперь в табеле по каждому работнику видны данные по рабочим и выходным дням. Также в заполненном табеле учтены введенные за период начисления:
- Отпуска;
- Больничные;
- Командировки;
- Сверхурочные часы работы и работе в выходные дни.
В сформированный табель при необходимости можно внести изменения. Для этого выберете мышкой нужного сотрудника (6) и в правой части окна кликните на дату (7), в которой нужно исправить данные. Откроется окно «Редактирование данных табеля».
В открывшемся окне исправьте данные, например код события (8) или часы работы (9). Для сохранения изменений нажмите кнопку «Сохранить».
В следующей главе напишем, как используется табель для начисления зарплаты.
Шаг 2. Произвести расчет зарплаты по табелю
Зайдите в раздел «Зарплата» (1) и кликните на ссылку «Расчет зарплаты» (2). Откроется окно для расчета.
В открывшемся окне укажите месяц начисления (3). Далее нажмите на кнопку «Начислить» (4), выберете «Списком» и кликните на «Оклад всем». Расчет зарплаты заполниться начислениями с учетом рабочих и нерабочих дней, указанных в табеле рабочего времени.
Если вы внесли изменения в табель после начисления зарплаты, то нужно обнулить начисление зарплаты и потом сделать начисление заново. Для обнуления начислений нажмите кнопку «Удалить» (5), выберете «Списком» и кликните на «Все начисления для всех». Данные за период обнулятся. Затем снова начислите зарплату.
Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1767-tabel-rabochego-vremeni-2019-obraztsy-zapolneniya-form-t-12-i-t-13
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12 | Контур.НДС+
Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.
Содержание
- Общая информация
- Принципы заполнения
- Как заполнить форму Т-12
Общая информация
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.
Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:
- Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
- Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.
Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.
Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.
Принципы заполнения
Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:
Также есть два способа ведения табеля:
- Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
- Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.
Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.
Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения.
Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой.
Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.
Как заполнить форму Т-12
Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:
- наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
- код ОКПО:
- период, за который ведется табель:
- его порядковый номер и дату составления:
Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:
- графа 1 — порядковый номер записи;
- графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
- графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
- графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца; - графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
- графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
- графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
- графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).
Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.
Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.
- Скачать бланк табеля Т-12
- Скачать образец заполнения табеля Т-12
Источник: https://kontursverka.ru/stati/zapolnyaem-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-po-forme-t-12
Образец табеля учета рабочего времени | Форма Т-12 и Т-13
- Скачать бланк формы Т-12 или формы Т-13
- Скачать образец заполнения Т-12 или формы Т-13
- Смотреть инструкцию по заполнению табеля
Все картинки увеличиваются по нажатию (клику) на них.
Титульный лист
Раздел 1 — Учет рабочего времени
Раздел 2 — Расчет с персоналом по оплате труда
Образец заполнения формы Т-13
Подписи после таблицы Т-13
Источник: https://nalog-spravka.ru/obrazec-zapolneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni.html
Загрузка...
