Как писать докладную записку в различных ситуациях и что делать, если ее отказывается принимать руководитель?

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет.

Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки.

Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
7. Внизу слева ставится дата написания документа.
8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар.

В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать.

Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ).

Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить.

Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Источник: https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/kak-sostavit-dokladnuyu-zapisku-o-nevypolnenii-dolzhnostnyh-obyazannostej/

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

• Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.
• Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.
• В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.

3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

1. Докладная записка
2. Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.
3.  Подпись

01.06.2017г.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя.  Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер  И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин  находится на своем рабочем месте  с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

• Докладная записка  — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.
• Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.
• Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.
• Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

Как в документах правильно писать https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Как написать докладную на начальника предвзятое отношение — Секреты права

• — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Докладная о хамском поведении сотрудника
• Практика демонстрирует, что трудовая деятельность членов коллектива нередко сопровождается внутренними конфликтами и ссорами.
• Их причиной, зачастую, становится некорректное и противоправное с точки зрения закона поведение одного работника по отношению к коллегам.
• Чтобы приструнить дебошира, на имя управленца компании может составляться докладная о хамском поведении сотрудника.

Правила составления докладной записки

При трудоустройстве наниматель ознакамливает нового подчиненного с требованиями внутренней дисциплины и локальными нормами поведения.

Отклонение от установленного и оговоренного при трудоустройстве вектора может повлечь за собой привлечение субъекта к материальной ответственности согласно положениям локальных нормативных актов и трудового законодательства и административной ответственности на основании КоАП РФ.

Выход из подобной ситуации заключается в составлении докладной записки на имя вышестоящего управленца, в которой будут раскрываться причины оформления бумаги, а также сведения, которые расцениваются субъектом, как личное оскорбление или хамство. В бумаге требуется обозначить гражданина, который повел себя неподобающим образом, а также составителя.

Подобный документ необходимо направлять управленцу в официальном порядке, то есть передать его через секретаря или через кадровое подразделение. Особое внимание следует обратить на регистрацию бумаги в соответствующем журнале.

На поданный документ управленец в обязательном порядке должен ответить. При отрицательном ответе заявителю необходимо пояснить, что в выражениях какого-либо сотрудника в его адрес оскорбительного подтекста не усматривается. Если лицо не согласно с таким выводом руководства, оно вправе направить жалобу в ГИТ (государственную инспекцию труда) или иск в суд.

Различные оскорбления и унижения в рамках профессиональных отношений запрещены ГК РФ. Именно в соответствии с указанным нормативом права и достоинства субъекта, подвергшегося подобному, должны быть защищены. Подразумевается, что лицо вправе подать иск в суд, чтобы затребовать у обидчика не только официальных и/или публичных извинений, но также материальную компенсацию морального урона.

Понятие некорректного (хамского) поведения сотрудника

При наступлении рассматриваемых условий субъект, в первую очередь, должен быть ознакомлен с понятием некорректного поведения в рамках профессиональных отношений, чтобы верно интерпретировать его со стороны коллеги.

Несмотря на наличие информации о хамском поведении в законодательстве, а также предусмотренной ответственности за допущение подобного, оценка неправомерных высказываний в адрес трудоустроенного субъекта до сих пор остается крайне субъективной категорией, которую законодательство не может регламентировать полностью.

В соответствии с положениями ст. 5/61 КоАП РФ, под некорректным поведением работника понимается публичное выражение им своего мнения, которое унижает честь и достоинство коллеги, привлеченного к совместной трудовой деятельности. Данная статья также предусматривает следующее:

1. В случае, когда какой-либо трудоустроенный субъект позволяет себе оскорбительные выражения, то есть выражения, влекущие за собой унижение чести и достоинства его коллеги, подобное может привести к привлечению к ответственности, выраженной в форме штрафов. Так, санкция для обидчика составит от 1 до 3 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 30 тыс. руб., а для компании – от 50 до 100 тыс. руб.
2. В условиях, когда оскорбление происходит в рамках публичного выступления, доклада или иного массового мероприятия, либо в качестве публикаций в СМИ или в каких-либо печатных изданиях, подобное может привлечь обидчика к штрафной санкции в объеме от 3 до 5 тыс. руб., от 30 до 50 тыс. руб. для должностных лиц, а также от 100 до 500 тыс. руб. − для компании.
3. В обстоятельствах, когда должностные лица или компания допустили демонстрацию оскорблений или унижений достоинства какого-либо сотрудника, подобное также будет расценено, как основание для привлечения к ответственности. Так, для должностных субъектов штраф составит от 10 до 30 тыс. руб., для компаний – от 30 до 50 тыс. руб.

Однако, важно понимать субъективность высказываний и тот факт, что переход на личности еще не является оскорблением достоинства человека. Например, если управленец, столкнувшись с некомпетентной работой подчиненного, заключил, что тот принял «дурацкое решение», это нельзя расценивать, как унижение достоинства человека.

В данном случае руководитель не использовал никаких табуированных выражений, что означает отсутствие оснований для его привлечения к ответственности.

Практика демонстрирует, что под хамским поведением в адрес какого-либо гражданина уместно понимать оскорбления личности с использованием мата или жаргонизмов. Очевидным оскорблением, которое никак нельзя оправдать, считается бранная и нецензурная характеристика субъекта, направленная на подрыв его репутации работника, обесценение его труда, откровенное издевательство и «буллинг».

Особенности оформления докладной о хамском поведении сотрудника

Докладная записка ввиду хамского поведения сотрудника носит уведомительный и информационный характер, что и обуславливает ее наполнение и содержание. При этом в тексте бумаги также должен содержаться рекомендательный текст или запрос о принятии к обидчику мер (о привлечении его к ответственности).

Так, к обязательным реквизитам бумаги относятся следующие позиции:

1. Полное название адресата или его ФИО, также требуется обозначение должности и подразделения, где трудится субъект.
2. Дата формирования документа, а также его порядковый номер. Подразумевается, что при передаче бумаги секретарю управленца или в кадровое подразделение, документ будет зарегистрирован, как внутренняя почта.
3. Основной текст документа, где будет раскрыта причина обращения, а также основания, приведшие к подобной необходимости.
4. Подпись заявителя с расшифровкой, а также должность субъекта и подразделение, где он трудится.

Главными требованиями к любой докладной записке, включая бумагу о некорректном поведении работника, является полнота и лаконичность. Предполагается, что в тексте документа должно полно раскрываться, какие именно причины спровоцировали подобное поведение обидчика.

Практика демонстрирует, что, если хамское поведение проявляет должностное лицо, оно может не только грубо высказаться в адрес подчиненного, унижая его достоинство, но также сократить обеденный перерыв (или вовсе его ликвидировать), увеличить объем рабочего дня или лишить субъекта премии.

Подобное само по себе не является хамским поведением, однако представляет собой прямое нарушение прав работника, обеспечиваемых ему ТК РФ. Однако если в подобных обстоятельствах должностное лицо также позволило себе оскорбительно выразиться, то подчиненный вправе рассчитывать на компенсацию морального урона и извинения.

С этой целью и составляется докладная записка.

Необходимо подчеркнуть, что при оформлении докладной бумаги крайне важно соблюдать общие требования профессионального этикета и делового стиля письма.

Настоятельно не рекомендуется использование эмоциональных выражений и призывов к различным действиям категоричного характера, например, «Вы можете наложить на моего обидчика штраф?» или «Прошу уволить Иванова И.И. за некорректное поведение в мой адрес». Подразумевается, что докладная – это информационный инструмент, а не распорядительный.

Итоговое решение наниматель принимает на основании составленной бумаги самостоятельно. При этом в случае наличия указанных неуместных пожеланий в рассматриваемой докладной, о составителе сложится отрицательное впечатление.

Образец докладной записки о некорректном поведении сотрудника

1. Образец докладной записки о хамском поведении сотрудника на практике выглядит следующим образом:
2. Генеральному директору ООО «Охота на овец»
3. Литвиному Артуру Кирилловичу
4. от инженера-конструктора производственного подразделения
5. Федоренко Инны Евгеньевны
6. ДОКАЛДНАЯ ЗАПИСКА
7. (об оскорблении на рабочем месте)

Ставлю Вас в известность, что сегодня, 26.01.2019г.

, старший инженер, начальник производственного отдела, Матюшин Алексей Николаевич, позволил себе оскорбительные и унизительные выражения в мой адрес перед всем отделом, используя в своих уничижительных репликах нецензурные формулировки в лично мой адрес. При этом Матюшином А.Н.

также в грубой форме были затронуты аспекты актуальности моего трудоустройства в компании и общей важности моего труда для инженерных проектов, по факту чего некоторые из присутствующих не сдержали издевательских смешков.

Исходя из ст. 5/61 КоАП РФ, под оскорблением принято понимать хамское и грубое унижение личного достоинства любого трудоустроенного гражданина РФ в рамках профессиональных отношений.

Прошу принять соответствующие меры относительно Матюшина А.Н.

26.01.2019г.                                   Федоренко И.Е.

Скачать образец докладной о хамском поведении сотрудника. 

Таким образом, докладная о хамском поведении сотрудника компании, предоставляемая руководителю бизнес-субъекта, выступает эффективным инструментом борьбы с неправомерным поведением субъектов.

, 4,20

Источник: https://detalsystem.online/kak-napisat-dokladnuju-na-nachalnika-predvzjatoe-otnoshenie.html

Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

• урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
• рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
• донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
• объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
• регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
• жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
• разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
• доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
• информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
• положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
   • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
   • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
   • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
   • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
   • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

3. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
   • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
   • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
   • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
   • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

• название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
• получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
• название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
• ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
• короткая суть докладной;
• содержание тремя обособленными блоками;
• на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

• сведения об организации-отправителе;
• присвоенный документу номер;
• город, в котором составлена докладная;
• подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»

Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Источник: https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/

Пример докладной записки .Как писать докладную записку образец, на работника, плохого ученика, невыполнение должностных обязанностей

Для изложения своего вопроса руководству необходимо все просьбы и предложения указывать в определенном документе. Таковым является докладная записка. Посредством докладной происходит письменное общение между начальником и подчиненным. Поэтому важно знать, как оформляется докладная и иметь под рукой образцы записки с разными вариантами производственных ситуаций.

Образец оформление докладной

1. Справа в углу указывается занимаемая должность адресата на предприятии и его Ф.И.О.
2. Указывается «докладная записка» и ее название (о чем она).
3. В основной части сотрудник обращается с определенной просьбой к руководству.
4. В конце указывается должность составителя записки, его подпись и расшифровка подписи.

Образец докладной о нарушении дисциплины

В докладной о дисциплинарном нарушении следует обязательно указать дату нарушения, описать действия сотрудника, которые привели к нарушению дисциплины и последствия нарушения. Укажите вид наказания сотрудника (штраф, выговор, увольнение и т.д.). Если нарушение можно подтвердить документально, укажите в докладной, какие документы прилагаются.

Образец докладной на рабочего

Образец докладной на плохого ученика

Основную часть можно начать с «Довожу до вашего сведения…». Укажите неверные действия ученика: нарушение дисциплины, пропуск уроков, оскорбление учителей, драка с учениками и т.д.

Укажите даты плохого поведения и нарушений правил поведения.

Предложите действия, которые будут направлены на разрешение ситуации и улучшение поведения (перевод в другой класс, общение со школьным психологом).

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

В основной формулировке укажите должность сотрудника, который отсутствовал на рабочем месте, его Ф.И.О. Укажите дату и время отсутствия сотрудника и то, что документов, которые подтверждают отсутствие по уважительной причине, нет. Обратитесь к начальству с просьбой о рассмотрении ситуации и принятии мер.

Докладная записка о нарушениях дисциплины образец

Докладная записка о нарушениях распорядка образец

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей образец

Укажите сотрудника и его должность, опишите ситуацию, при которой сотрудник не выполнил свои обязанности, укажите сами обязанности. Опишите последствия данного действия (бездействия).

Докладная на учителя образец

При оформлении жалобы на учителя. Прежде всего напишите Ф.И.О. своего ребенка и укажите класс, в котором он обучается. Опишите жалобу своего ребенка с указанием даты и четким описанием неприятной ситуации. Напишите, что данные действия учителя вы считаете неприемлемыми и укажите свою просьбу по отношению к педагогу.

Докладная на родителей образец

Докладная на ребенка образец

Докладная об оскорблении образец

Опишите дату и само событие, что Ф.И.О., его должность, оскорбил меня нецензурной лексикой (выразился некорректно в мой адрес). Укажите свое предложение о наказании с просьбой рассмотрения предложения о дисциплинарном взыскании с обидчика.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины образец

Образец докладной о некорректном поведении сотрудника

Образец докладной на студента

Образец докладной на воспитателя

Образец докладной на класс

Докладная за прогул образец

Образец докладной за опоздание

В докладной указать время прихода на работу, время отсутствия на рабочем месте. Указать, предупреждал ли сотрудник об опоздании словесно или по телефону. Необходимо перечислить документы, которые подтверждают опоздание сотрудника (журнал учета, система электронных пропусков). Обратитесь с просьбой к руководству о наказании опоздавшего сотрудника.

Образец докладная в саду на ребенка

Докладная записка образец по ГОСТу

Докладная оформляется на офисной бумаге, согласно образцу. Информация излагается четко и грамотно. По возможности всегда стоит прилагать документы, доказывающие нарушения. Ваша основная задача – указать проблему и предложить вариант ее решения, а уже руководитель поставит окончательную точку в этом вопросе.

Источник: https://luckclub.ru/kak-pisat-dokladnuyu-obrazec-obrazec-dokladnoj-na-rabotnika-plohogo-uchenika-nevypolnenie-dolzhnostnyh-obyazannostej

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

• Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
• Пример 1
• Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: sever@sev.ru ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2014/vse_zapiski/

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

• Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
• Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
• Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:

Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

• Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
• Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
• Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
• Дата написания
• ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c78ebcba71ea800b38e6103